Làm việc từ xa (Work remote) hay Làm việc tại nhà (Work from home) – là hai trong những cụm từ được giới văn phòng chia sẻ nhiều nhất những ngày này. Với tình hình dịch bệnh diễn biến căng thẳng, rất nhiều công ty đã cho phép nhân viên làm việc tại nhà, vừa để đảm bảo sự an toàn cho nhân viên, vừa tuân thủ việc thực hành cách ly xã hội. Nhưng không thể phủ nhận khoảng cách gây ra khá nhiều trở ngại cho doanh nghiệp trong việc gắn kết nhân viên, đảm bảo trải nghiệm của nhân viên với công việc. Vậy làm sao tối ưu hóa hình thức làm việc mới mẻ này?
Dưới đây là 4 bước giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa hiệu quả làm việc từ xa của nhân viên trong mùa dịch.
Có thể bạn quan tâm
- Onboarding từ xa: Làm thế nào để hiệu quả?
- Phỏng vấn video trong mùa dịch
- Truyền thông nội bộ mùa dịch: 10 lưu ý HR cần biết
1. Chuẩn bị kỹ lưỡng
Có 3 điều quan trọng các nhà quản lý cần phải lưu tâm và đảm bảo sẵn sàng cho nhân viên khi bắt đầu làm việc từ xa. Đó là tinh thần, công nghệ và cơ sở vật chất.
Về tinh thần, những nhân viên đột nhiên phải làm việc tại nhà phải trải qua sự thay đổi về phong cách làm việc đòi hỏi họ linh hoạt với lịch trình và linh động trong công việc rất nhiều. Vì vậy, việc đảm bảo rằng nhân viên của bạn đã hiểu rõ và chuẩn bị sẵn sàng tâm lý để thích nghi với hình thức làm việc từ xa là vô cùng cần thiết.
Về công nghệ, công nghệ để làm việc từ xa sẽ cần phải được các nhà quản lý lưu ý phát triển. Một đường truyền mạng ổn định hay các nền tảng xã hội để kết nối tập thể trong thời điểm này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Ngoài ra doanh nghiệp cũng nên tăng cường chăm sóc trang fanpage bằng việc cập nhật thường xuyên thông tin, sự kiện của công ty, cũng như những bài đăng chăm sóc sức khỏe nhân viên, hay các cách thức phòng dịch. Qua đó, doanh nghiệp thể hiện được sự quan tâm chu đáo đến sức khỏe nhân viên, góp phần tăng mức độ gắn kết họ với tổ chức.
Bài viết Chăm sóc sức khỏe tinh thần cho nhân viên giữa đại dịch từ BravoHR (Nguồn: Fanpage BravoHR)
Về cơ sở vật chất, một góc làm việc thoải mái và đầy đủ tiện nghi, tiện ích cho công việc là điều cần thiết để nhân viên có thể làm việc hiệu quả. Nếu trong trường hợp nhân viên không thể đáp ứng được máy tính cá nhân hay bất kỳ cơ sở vật chất nào để phục vụ cho công việc, các nhà quản lý nên chủ động hỗ trợ để có thể đảm bảo tiến độ công việc chung. Điều này còn cho thấy sự quan tâm chu đáo của công ty đối với nhân viên, từ đó giúp nâng cao trải nghiệm làm việc của họ.
2. Đặt mục tiêu và kỳ vọng cho tổ chức
Sự mới mẻ của hình thức làm việc từ xa dẫn đến sự mơ hồ cho tập thể khi bắt tay vào làm việc những ngày đầu. Vậy việc tiên quyết mà những nhà quản lý cần thực hiện đó là đặt ra những mục tiêu rõ ràng và thể hiện cụ thể những kỳ vọng của họ đối với cấp dưới để kết quả công việc có thể đạt được đúng như mong muốn từ ban quản lý.
Tuy nhiên, các nhà quản lý nên nhớ rằng đây là khoảng thời gian đầy bỡ ngỡ của mọi nhân viên nên đừng đặt những mục tiêu quá xa vời hay to lớn mà hãy vạch ra những mũi nhọn chủ chốt cần đạt được trong công việc và chú trọng vào chăm sóc, nâng cao trải nghiệm nhân viên khi họ tiếp cận với hình thức làm việc mới.
3. Quy trình làm việc rõ ràng, cụ thể
Nếu ví mục tiêu là kho báu thì một quy trình làm việc cụ thể có thể xem như một tấm bản đồ chi tiết vạch rõ đường đi, nước bước đến kho báu. Quy trình làm việc được hoạch định càng rõ ràng, chi tiết thì hiệu quả công việc đạt được sẽ càng được đảm bảo và tiết kiệm nguồn lực. Bạn cũng có thể tham khảo qua các phần mềm được các doanh nghiệp ưu dùng để quản lý công việc nội bộ như: Trello – ứng dụng giúp thiết lập và sắp xếp công việc, Slack – công cụ hỗ trợ làm việc nhóm, Asana – ứng dụng sắp xếp, theo dõi tiến độ nhóm làm việc, Dropbox – lưu trữ và chia sẻ file,…
Ngoài ra, vào lúc này, vai trò của những nhà quản lý dự án (Project Manager) sẽ được phát huy và trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Họ nên chủ động phân công, quản lý tiến độ công việc của mỗi nhân viên trong công ty để tránh đi trạng thái ù lì, lơ đãng của nhân viên khi làm việc tại nhà mà dẫn đến tình trạng chậm trễ hay trì hoãn trong công việc.
4. Thiết lập mối liên kết chặt chẽ gắn kết nhân viên
Cô đơn, mất kết nối là những vấn đề phổ biến trong cuộc sống của người làm việc từ xa, đặc biệt là những người hướng ngoại. “Xa mặt cách lòng” – việc khoảng cách làm sụt giảm mức độ gắn kết giữa các nhân viên, hay giữa nhân viên với tổ chức là một thực tế khó tránh khỏi nhưng không phải không có cách để khắc phục.
Những buổi họp online hay những cuộc trò chuyện trực tiếp qua điện thoại, thăm hỏi thân mật với nhân viên sẽ giúp nhà quản lý hiểu hơn những tâm tư, nguyện vọng của họ khi trải nghiệm hình thức làm việc từ xa. Nếu không có nhiều thời gian, gửi email thăm hỏi đến tập thể nhân viên cũng là một phương án hay để tăng mức độ gắn kết của nhân viên với tổ chức. Nhắc đến email doanh nghiệp, ta không thể không nhắc đến Outlook – phần mềm cực kỳ phổ biến để tạo lập và quản lý email doanh nghiệp, được hầu hết các doanh nghiệp hiện nay sử dụng. Ngoài ra, đối với những nhóm làm việc không có email domain doanh nghiệp như nhân viên sales, nhân viên khối cửa hàng hay các cá nhân muốn tăng tính sáng tạo và đo lường hiệu quả sử dụng email có thể tham khảo thêm các công cụ như: Mailchimp – công cụ giúp sáng tạo và gửi email hàng loạt theo chiến dịch, SendGrid – công cụ gửi email, thông báo hàng loạt, Streak – công cụ hỗ trợ sắp xếp chiến dịch và kiểm tra tần suất mở email…
Những chính sách phúc lợi mới dành cho nhân viên trong giai đoạn làm việc từ xa cũng nên được đề xuất. Một vài gợi ý đã và đang được các công ty hiện nay thực hiện như: hỗ trợ chi phí các gói cước Internet, chính sách vận chuyển đồ đạc – máy móc về tận nhà, hay những món quà bất ngờ nho nhỏ được gửi đến tận tay nhân viên trong những dịp đặc biệt cũng đủ để các nhà quản lý “ghi điểm”, gây ấn tượng và làm đẹp hơn hình ảnh doanh nghiệp.
Tham khảo: Harvard Business Review
Chuyển thể: Hồng Duyên – Talent Brand Vietnam
Kết nối với chúng tôi tại đây hoặc tham gia cộng đồng Employer Branding để cùng thảo luận về những chủ đề hấp dẫn và cập nhật thông tin hữu ích.
Bạn cũng có thể tìm hiểu về khóa học Employer Branding 101 qua link sau: https://talentbrand.vn/employer-branding-training/
Mọi nhu cầu tư vấn và triển khai Thương hiệu nhà tuyển dụng tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.
