Xu hướng làm việc linh hoạt – Rào cản và cách tối ưu hóa

Xu hướng làm việc linh hoạt được xem là “chìa khóa vàng” để doanh nghiệp kết nối nhân tài trong thị trường lao động đầy cạnh tranh như hiện tại. Tuy nhiên, các mô hình làm việc linh hoạt không chỉ đa dạng về hình thức mà còn tồn tại lắm rào cản ảnh hưởng đến hiệu quả công việc tập thể. Vậy doanh nghiệp của bạn nên lựa chọn xu hướng nào và làm sao để xóa bỏ rào cản, nâng cao hiệu quả mô hình làm việc linh hoạt mang lại?

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu 3 xu hướng làm việc linh hoạt phổ biến và đề xuất một số giải pháp giúp nhà quản lý nhân sự tối ưu hóa chúng nhằm nâng cao trải nghiệm nhân viên, giữ chân nhân tài.

Có thể bạn quan tâm

1. Làm việc từ xa luân phiên hay tùy theo vai trò (Rotating/Role-specific remote-work scheduling)

Thay phiên làm việc tại nhà là một mô hình mà nhiều công ty đã áp dụng. Chính sách làm việc này không hạn chế số lượng nhân viên có thể có mặt cùng lúc trong một không gian làm việc.

Ngoài ra, đối với một số công ty, để tiết kiệm chi phí văn phòng họ cho phép một số bộ phận giữ vai trò không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng được làm việc từ xa.

Rào cản:

Ngoài vấn đề khó kết nối – đặc trưng của hình thức làm việc linh hoạt, nhóm làm việc tại văn phòng hay tại nhà đều dễ nảy sinh cảm giác thiệt thòi hoặc bị cô lập với phần còn lại của tổ chức, gây ảnh hưởng xấu đến tinh thần và năng suất làm việc của họ. Các thành viên trong nhóm làm việc tại văn phòng còn có nguy cơ cảm thấy sức ép phải lao động nhiều hơn hay phải chịu sự giám sát chặt chẽ hơn từ nhà quản lý.

Giải pháp:

Khuyến khích các thành viên trong nhóm làm việc tại văn phòng kết nối với các thành viên trong nhóm làm việc từ xa và ngược lại. Kết nối là nỗ lực của cả nhóm giống như bất kỳ nhiệm vụ nào khác mà tập thể cần cùng nhau thực hiện. Nhưng để làm nó trở nên thú vị và hấp dẫn hơn nhà quản lý có thể áp dụng một số công cụ sau để khuyến khích nhân viên của mình:

Bonusly

Ứng dụng này cung cấp động lực để nhân viên tương tác với nhau. Các thành viên trong nhóm có thể trò chuyện trực tuyến trên nền tảng và trao tặng nhau điểm thưởng hay còn gọi là “tặng tim”. Số điểm (redeem) này có thể quy đổi thành những phần quà có giá trị như một sự khích lệ.

Dữ liệu về điểm thưởng từ ứng dụng sẽ phản ánh rõ ràng, trực quan về mức độ tương tác giữa các nhân viên. Từ đó, nhà quản lý có thể tìm ra những nhân viên có mức độ tương tác thấp với tập thể để kịp thời hỗ trợ, quan tâm họ.

Teamviewer

Thông qua phần mềm, nhà quản lý hay nhân viên có thể điều khiển từ xa máy tính của đối phương một cách dễ dàng. Phần mềm phát huy tác dụng trong việc hỗ trợ đồng nghiệp hay hướng dẫn nhân viên mới thao tác thực hiện công việc nào đó trực tiếp bằng hành động thay vì truyền đạt qua lời nói. Ngoài ra, Teamviewer còn cung cấp tính năng trò chuyện, hội họp cá nhân hay theo nhóm, đặc biệt, Teamviewer có thể dụng trên cả các thiết bị di động và hỗ trợ tin nhắn ngoại tuyến.

công cụ hỗ trợ tương tác khi làm việc từ xa

2. Hoàn toàn làm việc từ xa (Fully remote workforce)

Hiện nay, làm việc từ xa ngày càng phổ biến và đang áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp. Hình thức làm việc này đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của internet và công nghệ, chẳng hạn như email, ứng dụng trò chuyện trực tuyến, thiết bị di động và bộ nhớ đám mây…

Rào cản:

Một số nhân viên có thể không có đủ phương tiện để làm việc tại nhà như máy tính, máy in, đường truyền Internet ổn định… Ngoài ra, nhân viên có thể phải vật lộn với việc tìm ra địa điểm họ làm việc hiệu quả nhất hay không thể cân bằng được giữa công việc và đời sống cá nhân. Những điều này dễ khiến họ mắc phải hội chứng “burnout” – “sức cùng lực kiệt” khi làm việc tại nhà.

Giải pháp:

Để phá vỡ rào cản này cũng như ngăn ngừa hội chứng “burnout” ở nhân viên khi làm việc từ xa, hãy đọc ngay bài viết: Hội chứng “burnout” khiến nhân viên kiệt sức khi làm việc tại nhà, phải làm sao?

3. Tùy chọn địa điểm, thời gian làm việc linh hoạt (Elective remote/hybrid work options)

Kiểu linh hoạt này cho phép nhân viên được chủ động thay đổi thời gian, địa điểm làm việc để phù hợp hơn với điều kiện và nhu cầu cá nhân. Trong tương lai, hình thức làm việc này được dự đoán sẽ được nhiều nhân viên yêu cầu nhà quản lý đáp ứng vì họ đã quen với việc làm việc từ xa và cần thời gian để thích ứng trước khi trở lại làm việc hoàn toàn tại văn phòng.

Việc tùy chọn địa điểm đồng nghĩa rằng công ty sẽ không quy định cụ thể hay quản lý địa điểm làm việc hàng ngày của nhân viên nhằm tạo cho họ môi trường mà họ có thể làm việc hiệu quả nhất. Hình thức này cho phép nhân viên tùy chọn nơi làm việc làm việc từ xa toàn thời gian hoặc vào một số ngày nhất định trong tuần.

Về thời gian làm việc linh hoạt, ví dụ như công ty cho phép bạn được bắt đầu ngày làm việc vào bất cứ lúc nào trong khoảng từ 6 – 9 giờ sáng, miễn đảm bảo làm đủ 8 giờ/ngày. Hoặc công ty có thể cho phép nhân viên dành thời gian trong ngày làm việc để giải quyết việc cá nhân, miễn hoàn thành số giờ cần thiết theo yêu cầu mỗi tuần. Hoặc công ty có thể tạo ra nhiều lịch làm việc có giờ khác nhau để nhân viên lựa chọn theo nhu cầu riêng. Hoặc trường hợp cuối là công ty cho phép nhân viên được thực hiện công việc lúc nào tuỳ ý, miễn tất cả các nhiệm vụ được đáp ứng đúng chỉ tiêu và thời hạn.

Cốt lõi vấn đề là việc nhà quản lý đặt niềm tin vào nhân viên và cho phép họ lựa thời điểm tốt nhất, thoải mái nhất để làm việc hiệu quả. Đổi lại, nhân viên cần cho thấy họ tận dụng thời gian làm việc linh hoạt để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình, đảm bảo công việc luôn đạt tiến độ để duy trì lòng tin với nhà quản lý.

Rào cản:

Việc nhân viên không dành 100% thời gian ở văn phòng và họ tự quyết định lịch trình làm việc sẽ khiến ban quản lý khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ hoạt động hay hiệu quả công việc của từng người, từng bộ phận. Đồng thời việc này còn ảnh hưởng đến sự hợp tác khi làm việc nhóm. Các nhân viên trong cùng một dự án có nguy cơ không chọn lịch làm việc giống nhau từ đó khiến họ khó kết nối, phối hợp hoàn thành công việc.

Giải pháp:

Một cách đơn giản để giải quyết xung đột về lịch trình là sử dụng phần mềm quản lý tác vụ. Ngoài những công cụ Talent Brand đã giới thiệu trong bài viết 4 bước tối ưu hóa hiệu quả làm việc từ xa của nhân viên trong mùa dịch, sau đây là 2 công cụ quản lý tác vụ tiện ích khác mà các nhóm làm việc có thể cân nhắc sử dụng:

Monday

Tương tự, Trello, Slack hay Asana, Monday giúp nhà quản lý dễ dàng thiết lập tiến trình dự án, giao nhiệm vụ và đặt thứ tự ưu tiên cho từng đầu việc hay theo dõi tiến độ làm việc của từng nhân viên thông qua các template trực quan. Hơn thế, ứng dụng giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn với nhiều công cụ như: Search và Filter, tự động hóa quy trình làm việc, đồng bộ và liên kết dữ liệu giữa các nền tảng làm việc Slack, Dropbox, Trello, Microsoft Teams, Google Drive,v.v…

Đặc biệt, với các tính năng như Form đăng kí, nhúng form vào website, gửi thông báo nhắc nhở cho những người liên quan,… Monday hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quy trình tuyển dụng từ lúc nộp đơn ứng tuyển cho tới khi onboarding và trở thành nhân viên chính thức. Từ đó, Monday giúp xóa bỏ các trở ngại cho doanh nghiệp trong việc kết nối từ xa với nhân viên, đồng nghiệp hay với các ứng viên.

ClickUp

Điều tuyệt vời ở ứng dụng này là các chức năng trả phí trên Trello, Asana,.. người dùng sẽ được sử dụng miễn phí trên Clickup. Ví dụ như bạn có nhiều nhóm làm việc khác nhau, để tập hợp tất cả các đầu việc cần làm trong ngày thành một bảng phải cần đến công cụ CROSS-BOARD TABLE, có mức phí 10$/ tháng trên Trello, với Clickup điều này lại hoàn toàn miễn phí.

Trên đây là các đề xuất từ Talent Brand nhằm hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua các rào cản của các mô hình làm việc linh hoạt phổ biến tại thời điểm hiện tại. Nếu bạn vẫn còn đang băn khoăn về việc tìm kiếm 1 đối tác cập nhật các xu hướng mới, đồng hành cùng doanh nghiệp sáng tạo, tối ưu hóa các chiến lược truyền thông nhân sự, hãy liên hệ ngay Talent Brand để được tư vấn và hỗ trợ.

Tham khảo: SPARK HIRE

Talent Brand là đơn vị tiên phong tư vấn và triển khai Employer Branding tại Vietnam với kinh nghiệm hỗ trợ thu hút và gắn kết nhân tài cho nhiều doanh nghiệp từ hơn 20 lĩnh vực ngành nghề khác nhau.
Mọi nhu cầu liên quan đến Thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding), Tiếp thị Tuyển dụng (Recruitment Marketing), hoặc sản xuất các ấn phẩm sáng tạo, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.