5 nguyên tắc gắn kết nhân viên qua cuộc họp trực tuyến
Trước tình hình dịch bệnh còn nhiều biến động, việc gắn kết nhân viên và duy trì động lực làm việc cho nhân viên chính là một trong những bài toán mà Nhân sự và quản lý đang đặt ra trong thời điểm hiện tại. Những lo lắng về tài chính, gia đình và sức khỏe có thể trở thành rào cản khiến nhân viên của bạn giảm đi sự chú ý trong công việc.
Và một trong những cách để thúc đẩy giao tiếp và hợp tác trong thời gian này chính là lên lịch các cuộc họp nhóm thường xuyên. Các cuộc họp này giúp nhóm của bạn được cập nhật thông tin, cùng động não về các ý tưởng mới và xác định nhiệm vụ ưu tiên rõ ràng. Lợi ích của những cuộc họp nhóm là rất lớn – miễn là chúng được tổ chức đúng cách.
Tuy nhiên, đối với những cuộc họp trực tuyến, rất khó để kéo các thành viên vào cuộc tranh luận và nêu lên ý kiến khi họ đang gần như có những mối quan tâm khác cần ưu tiên khi làm việc tại nhà.
Vì vậy, để có thể giải quyết những tình huống trên và củng cố sự gắn kết giữa các thành viên, dưới đây là 5 nguyên tắc mà doanh nghiệp, đặc biệt là những nhà quản lý, có thể ứng dụng để đảm bảo tất cả mọi người đều thực hiện trách nhiệm và tham gia vào việc phát triển cũng như kết nối với tập thể.
#1 – Những nguyên tắc đầu tiên
Việc cam kết thực hiện một số quy tắc đối với cuộc họp từ xa sẽ giúp nhóm tận dụng tối đa thời gian mỗi cuộc họp. Đây cũng là bước đầu tiên bạn nên thực hiện nếu bạn muốn có những cuộc trò chuyện hữu ích và toàn diện. Dưới đây là một vài gợi ý:
- Chọn một ngày trong tuần và bám vào nó. Ví dụ: bạn có thể lên lịch một cuộc họp nhóm định kỳ vào thứ Hai. Điều này sẽ nhắc nhở thành viên về sự chuẩn bị cho một tuần phía trước và cung cấp một kênh để liên lạc liên tục.
- Hãy cho mọi người biết rằng bạn tôn trọng thời gian của mỗi người và mong rằng họ cũng sẽ tham gia đúng giờ.
- Tắt mic của bạn khi người khác đang nói.
- Bật máy ảnh để mọi người có thể thấy biểu cảm khuôn mặt của bạn.
- Thêm nội dung cuộc họp vào nhóm khoảng một giờ trước khi diễn ra để mọi người có thể nắm bắt nhanh những điểm chính.
- Đừng ngắt lời người khác khi họ nói. Thay vào đó, hãy viết ra suy nghĩ của bạn và chờ đến lượt bạn nói.
- Đừng nhìn chằm chằm vào điện thoại của bạn hoặc làm việc khác trong cuộc họp.
- Thiết lập giới hạn thời gian cho mỗi vấn đề cần thảo luận và bám sát thời lượng cuộc họp (cho dù đó là 60 hay 90 phút).
Bằng cách tuân thủ những nguyên tắc đầu tiên được đặt ra, bạn sẽ giúp các thành viên thiết lập thói quen tham gia cuộc họp một cách có tổ chức và có tinh thần lắng nghe, đó là điều kiện cần và đủ để thực hiện những bước tiếp theo.
#2 – Xây dựng hình thức làm việc từ xa phù hợp
Nếu nhóm của bạn không quen làm việc tại nhà, họ vẫn có thể thích nghi với “văn phòng tại nhà” mới của mình nếu như có sự hướng dẫn cần thiết. Là một nhà quản lý, bạn có thể mô phỏng như thế nào là một góc làm việc hiệu quả, đặc biệt là thông qua các cuộc gọi video của nhóm.
“Tránh hoặc loại bỏ bất kỳ sự pha trộn nào phía sau phông nền của bạn có thể giúp người khác tập trung hơn trong một cuộc họp”, Aruna Ravichandran, CMO tại Webex nói. “Bạn cũng có thể thử ngồi đối diện với cửa sổ để có ánh sáng tự nhiên hoặc có đèn ở gần để nhóm của bạn có thể thấy rõ bạn trên video. Ngoài ra, đeo tai nghe là cách tuyệt vời để chống ồn và giúp đồng nghiệp nghe rõ bạn đang nói gì. Những cuộc họp bị gián đoạn bởi kết nối hoặc âm thanh không rõ có thể ngay lập tức khiến mọi người phân tâm và làm việc khác vì họ cho rằng như thế sẽ tiết kiệm thời gian thay vì chờ đợi.”
Trước mỗi buổi họp, bạn cũng có thể dành một chút thời gian để tổ chức một vài hoạt động warm-up. Chẳng hạn như:
- Chơi một trò chơi giải đố
- Yêu cầu mọi người trả lời một câu hỏi. Ví dụ như: Bữa ăn yêu thích của bạn là gì? hoặc một điều gì đó bạn đã làm trong tuần này mà bạn cảm thấy tự hào?
- Chia sẻ hình ảnh thú nuôi của bạn hoặc những gì bạn đã làm vào cuối tuần
Hãy tạo nên một không gian nơi mọi người có thể chia sẻ những câu chuyện gần gũi trong cuộc sống hằng ngày và từ đó bạn có thể dễ dàng kéo mọi người tham gia thảo luận về những vấn đề chính của công việc.
#3 – Duy trì tương tác thân thiện
Không có những cuộc đối thoại trực tiếp trong văn phòng, thật dễ dàng để hàng giờ trôi qua ở nhà mà không phân biệt được đâu là thời gian giải lao đúng nghĩa. Ravichandran khuyến khích quản lý nên lên lịch “trò chuyện và tán gẫu ảo” với các thành viên. Tất nhiên những khoảng thời gian ấy sẽ không đề cập đến công việc hoặc chỉ là những câu chuyện vui xoay quanh nó.
Khi bạn trò chuyện với đồng nghiệp qua tin nhắn, hãy sáng tạo và vui vẻ một chút với hình ảnh để thể hiện bản thân. Trong thời gian nhắn tin, hãy nhớ rằng đồng nghiệp của bạn có thể cảm nhận được phản ứng của bạn. Nếu một bức ảnh nói lên hàng ngàn từ, thì GIF là một cách tuyệt vời để thể hiện biểu cảm tức thời của bạn.
#4 – Yêu cầu mọi người đóng góp ý kiến
Chủ động hỏi về quan điểm và suy nghĩ của các thành viên và hãy nhớ rằng, người nghe chỉ có thể nghe rõ từng người một, vì thế nên thay phiên nhau chia sẻ. Điều quan trọng là làm cho mọi người cảm thấy sự đóng góp của họ có giá trị cho dự án. Tiếp cận với tất cả mọi người trong cuộc họp riêng và hỏi về ý kiến cụ thể của họ là một cách tốt để thu hút mọi người tham gia. Đây là một vài ví dụ câu hỏi mà bạn có thể đặt ra cho nhân viên hoặc đồng nghiệp của mình:
- Bạn có hài lòng với nó không?
- Điều gì làm bạn quan tâm nhất và tại sao?
- Phần yêu thích/ ít yêu thích nhất của bạn là gì?
- Nếu bạn có thể thay đổi bất cứ điều gì, nó sẽ là gì? Tại sao?
- Điều gì một điều có thể làm tăng sự hài lòng của bạn với dự án này, và tại sao?
#5 – Phân công vai trò khác nhau
Việc phân công và luân chuyển vai trò của người dẫn dắt, người quản lý thời gian thảo luận và người ghi lại biên bản cuộc họp sẽ giúp bạn thu hút mọi người tham gia và đầu tư vào sự thành công của cuộc họp. Đồng thời, hãy hỏi những thành viên trong nhóm rằng họ mong đợi gì ở một cuộc họp trực tuyến. Đây là một thói quen tuyệt vời mà bạn có thể áp dụng, đặc biệt là khi trong nhóm của bạn có người theo khuynh hướng thích kiểm soát cuộc họp mà quên đi kỹ năng lắng nghe đồng đội.
Trong những cuộc họp có người mới tham gia vào, những người cũ sẽ vô thức trở thành một nhóm độc lập và không có đủ thời gian để dành cho người mới được bày tỏ ý kiến. Điều đó có thể dẫn đến việc người mới cảm thấy bị vô hình. Do đó, hãy đảm bảo rằng mọi người đều có thể nói ít nhất 2 đến 3 câu về một vấn đề nào đó trong suốt buổi họp và không ai bị bỏ bên ngoài.
Tạm kết
Sự thật cho thấy 5 nguyên tắc này không chỉ có thể áp dụng đối với những cuộc họp trực tuyến mà còn là những cuộc họp thông thường trong văn phòng. Điều quan trọng mà doanh nghiệp cần nhớ chính là: việc gắn kết nhân viên không chỉ đơn giản dựa trên phúc lợi và những hoạt động nội bộ mà còn bao gồm cả trải nghiệm trong những buổi thảo luận về công việc. Đó mới thực sự là một kết nối toàn diện để tạo nên đội ngũ vững chắc. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ phần nào đó giúp ích cho Anh Chị HR trong việc xây dựng và gắn kết nhân tài trong thời điểm hiện tại.
Trường Thanh
Talent Brand Vietnam
Tham gia cộng đồng Employer Branding trên Linkedin và Facebook để cùng thảo luận về những chủ đề hấp dẫn và cập nhật thông tin hữu ích qua link sau:
Group Linkedin: http://bit.ly/3bGVAIp
Group FB: http://bit.ly/EmployerBrandingVN
Mọi nhu cầu tư vấn và triển khai Thương hiệu nhà tuyển dụng tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.
Có thể bạn quan tâm:
