Case Study: Cách Airbnb nâng cấp Candidate Experience
Trong quá trình tìm cách để nâng cấp Candidate Experience (Trải nghiệm ứng viên) tại Airbnb, nhóm tuyển dụng để chuyển sang triển khai một phương thức độc đáo được áp dụng thành công tại các phòng ban khác: Sử dụng kịch bản và hình ảnh để hình dung từng bước của hành trình ứng viên.
Theo Airbnb’s Recruiting Blog, giá trị cốt lõi mà công ty hướng đến chính là “Mỗi khoảnh khắc đều quan trọng”. Từ đó, các nhà sáng lập đã chiêu mộ một họa sĩ để phác họa nên trải nghiệm của cả người cho thuê và khách ở trọ khi họ kết nối qua dịch vụ của Airbnb.
Airbnb là một nền tảng startup với mô hình kết nối người cần thuê nhà, thuê phòng nghỉ với những người có phòng cho thuê trên khắp thế giới thông qua ứng dụng di động.
Thông qua những khung hình được ghi nhận lại, các thành viên tại Airbnb sẽ suy nghĩ về cách để đơn giản hóa và cải thiện trải nghiệm của người dùng. Tương tự với Candidate Experience, Airbnb đã áp dụng phương pháp này cho quy trình phỏng vấn và cùng nhau chia sẻ suy nghĩ của mỗi người về câu chuyện tuyển dụng. Họ nhận ra rằng: mỗi một thời điểm đều có ý nghĩa nhất định khi đứng độc lập và tách rời khỏi quá trình ứng tuyển, và khi chúng ta ghép chúng lại một lần nữa, chúng ta có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh nhiều hơn là một bản phác thảo ngắn gọn.
Từ những động thái ban đầu đó, Airbnb đã xác định được những điểm chạm mà họ cần thay đổi, bao gồm cách truyền lửa cho ứng viên, đặt kỳ vọng về thời gian và cả cách tôn vinh văn hóa cũng như Thương hiệu Nhà tuyển dụng thông qua giao tiếp và phản hồi.
Vậy, Airbnb đã làm điều đó như thế nào? Cùng tham khảo bài viết sau đây để tìm hiểu chi tiết các bước thực hiện của Airbnb là gì nhé!
Bước 1. Phác hóa lộ trình một Candidate Experience lý tưởng
Đầu tiên, Nhân sự tại Airbnb đã dành thời gian để nhìn lại kinh nghiệm tuyển dụng của chính mình. Họ cùng nhau tập hợp những khoảnh khắc tuyển dụng tích cực nhất cũng như chưa đạt mong đợi của ứng viên và dán chúng lên bảng trắng trong giờ ăn trưa.
Sau đó, với tư cách là một tập thể cùng sự tham gia của ban lãnh đạo, các thành viên đã cùng nhau thảo luận về việc “Họ muốn ứng viên cảm thấy như thế nào tại mỗi thời điểm?” và vạch ra một Candidate Experience mới, lý tưởng hơn dưới góc nhìn của ứng viên lẫn nhà tuyển dụng.
Bước 2. Đầu tư vào giao tiếp với ứng viên
Để có thể đi sâu vào tìm hiểu tâm lý của ứng viên hơn nữa, đội ngũ Nhân sự tại Airbnb đã bí mật nộp đơn ứng tuyển vào các doanh nghiệp khác và phát hiện ra rằng Airbnb cũng có một chế độ trả lời tự động tương tự như họ – nhàm chán và chung chung.
“Chúng tôi mong rằng điểm gặp gỡ đầu tiên có thể trở nên ấm áp và thân thiện hơn. Vì vậy, chúng tôi quyết định viết một tin nhắn xác nhận hấp dẫn hơn, trong đó bao gồm nêu ra những bước tiếp theo cũng như đề xuất những gì họ có thể làm trong thời gian chờ đợi. Chẳng hạn như xem video về văn hóa công ty, bộ câu hỏi thường gặp và nhiều hơn thế nữa.” – Jill Riopelle, Cựu Giám đốc tuyển dụng toàn cầu tại Airbnb cho biết.
Sau đó, Nhân sự đã tạo ra một thư viện những mẫu templates với các yếu tố Thương hiệu Nhà tuyển dụng kèm theo nội dung ngắn gọn và dễ dàng tùy chỉnh. Điều này góp phần hỗ trợ Nhân sự giao tiếp với ứng viên nhưng vẫn đảm bảo những gì mà doanh nghiệp đã truyền thông trên mạng xã hội là đúng cam kết.
Một cách cải thiện Candidate Experience đơn giản mà chúng ta có thể thử chính là chuyển trách nhiệm đưa ra thư mời nhận việc (job offer) từ phía HR sang đội ngũ tuyển dụng vì họ có nhiều động lực để thực thi nhanh hơn.
Bước 3. Đào tạo đội ngũ tuyển dụng với văn hóa lấy ứng viên làm trung tâm
Jill chia sẻ: “Chúng tôi đã tổ chức những bữa trưa đặc biệt để giúp nhân viên cập nhật hồ sơ Linkedin. Đồng thời, tôi cũng muốn nhắc nhở các thành viên rằng bất cứ khi nào ứng viên cũng có thể truy cập vào hồ sơ của họ – bằng cách tra Google hoặc tìm kiếm trực tiếp trên Linkedin. Bởi đây không phải là nền tảng cho những câu chuyện giải trí tạm thời mà nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nhận định của ứng viên sau này.”
Ngoài ra, Nhân sự tại Airbnb cũng bắt đầu công nhận “Nhà tuyển dụng của tuần” vào mỗi thứ 6 để khen thưởng người đã nỗ lực để truyền cảm hứng cho ứng viên.
Mục tiêu của đội ngũ Airbnb chính là kể cả khi ứng viên rời đi, họ vẫn sẽ cảm nhận rằng: “Ồ, các thành viên tại Airbnb rất thông minh và biết cách phối hợp – tôi rất trông đợi một cơ hội làm việc khác với họ trong tương lai”.
Bước 4. Vận hành quy trình phỏng vấn đúng cách
“Trước đây, chúng tôi không bao giờ nói với ứng viên rằng họ sẽ gặp ai bởi lịch trình thường xuyên bị thay đổi.” – Jill nhận định.
Điều này không chỉ gây khó chịu cho ứng viên mà còn khiến cho các quyết định tuyển dụng trở nên khó khăn bởi Nhân sự không thực sự biết được họ sẽ nói chuyện với mẫu hình ứng viên như thế nào.
Giờ đây, nhóm phỏng vấn được xác định vai trò trước khi ứng viên gặp gỡ họ và được chuẩn bị những lời nhắc cụ thể về tính cách ứng viên. Chẳng hạn như: “Ứng viên khá thụ động. Đã từng gặp gỡ và thảo luận với [thành viên nhóm tuyển dụng] trước đây. Cần thúc đẩy thêm.”
Song song đó, chúng tôi cũng có những hoạt động như “Cupcakes for Feedbacks” để khen thưởng cho nhóm tuyển dụng gửi phản hồi của ứng viên sớm nhất. Mỗi thành viên sẽ nhận được một chiếc bánh trên bàn làm việc của họ vào hôm sau.
Bước 5. Giúp ứng viên cảm thấy có giá trị, kể cả khi bạn từ chối họ
Jill nhận thấy rằng những ứng viên tốt nhất thường bận rộn và nếu họ dành thời gian đến phỏng vấn, nghĩa là họ đang trích ra khoảng thời gian quý giá dành cho những nhiệm vụ quan trọng khác để đến với bạn.
Do đó, Airbnb luôn muốn chứng minh rằng họ tôn trọng thời gian của ứng viên. Một trong những cách tinh tế nhưng thể hiện sự ảnh hưởng mạnh mẽ chính là viết một lời chào lên bảng trắng trước cửa phòng phỏng vấn.
Ngoài ra, nhóm tuyển dụng tại Airbnb cũng dành thời gian để đưa ứng viên dạo một vòng văn phòng công ty. Bằng cách đó, Airbnb giúp ứng viên tự đánh giá độ phù hợp và giảm căng thẳng cho những ứng viên thụ động.
Bà cũng nói thêm: “Chúng tôi gửi thư từ chối qua email và đề xuất một cuộc gọi để phản hồi với ứng viên của mình về năng lực của họ. Đây là giải pháp hiệu quả giúp ứng viên có thời gian để tiếp nhận, tạo ra những cuộc hội thoại cá nhân và giúp ứng viên cảm thấy tích cực về Airbnb.” Bên cạnh đó, Airbnb cũng gửi đi những voucher có giá trị mỗi khi ứng viên vượt qua một vòng ứng tuyển như lời cảm ơn họ vì đã dành thời gian cho tổ chức.
Khi số lượng người không ứng tuyển thành công vào Airbnb tăng lên, đội ngũ Nhân sự bắt đầu tập trung hơn vào việc chăm sóc nhóm đối tượng ấy trên Linkedin và hỗ trợ họ bằng những thông tin bổ ích. Mục đích chính là giữ cho ứng viên tiềm năng nguồn cảm hứng về Airbnb cũng như sự tích cực trên hành trình tìm việc để bất cứ khi nào có vị trí mở tuyển, họ vẫn sẽ ưu tiên Airbnb.
Tạm kết
Đôi khi, một trải nghiệm ứng viên tích cực có thể đến từ những điều nhỏ nhất. Từ cách bạn chào đón ứng viên của mình đến với buổi phỏng vấn cho đến khi quan tâm đến sự phát triển của họ kể cả khi họ không cống hiến cho bạn, đều sẽ là những “điểm chạm cảm xúc” trong mắt người tìm việc hiện đại.
Mong rằng câu chuyện của Airbnb sẽ mang đến những góc nhìn mới mẻ và sâu sắc hơn cho Anh Chị HR trong việc cải thiện Candidate Experience tại doanh nghiệp của mình.
Trường Thanh (Theo Kate Reilly)
Talent Brand Vietnam
Tham gia cộng đồng Employer Branding trên Linkedin và Facebook để cùng thảo luận về những chủ đề hấp dẫn và cập nhật thông tin hữu ích qua link sau:
Group Linkedin: http://bit.ly/3bGVAIp
Group FB: http://bit.ly/EmployerBrandingVN
Mọi nhu cầu tư vấn và triển khai Thương hiệu nhà tuyển dụng tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.
Có thể bạn quan tâm:
