Cải thiện Trải nghiệm Ứng viên qua giao tiếp & phản hồi

Theo khảo sát của Talentegy vào đầu năm 2020 cho biết: 63% ứng viên không hài lòng về quá trình giao tiếp với nhà tuyển dụng sau khi đã nộp đơn ứng tuyển. Điều này góp phần phản ánh rằng doanh nghiệp cần cải thiện trải nghiệm ứng viên trở nên đáng mong đợi hơn.

Đã đến lúc Nhân sự cần phải hành động để cải thiện hoạt động giao tiếp & phản hồi trước khi ứng viên nhận thấy sự thiếu gắn kết trong quá trình tìm hiểu về doanh nghiệp. Không những vậy, khi thành thạo nghệ thuật giao tiếp với ứng viên, bạn còn nhận được được thêm những lợi ích khác như: tăng tốc quá trình tuyển dụng, duy trì thương hiệu nhà tuyển dụng xuất sắc…

Vậy, làm thế nào để có thể cải thiện khả năng giao tiếp với ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng?

Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho chủ đề trên, hãy cùng tìm hiểu 5 gợi ý dưới đây.

#1 – Xác định những điểm chạm giao tiếp

Hãy nắm bắt lại tổng thể về thời gian và phương cách mà bạn lựa chọn để giao tiếp với ứng viên. Điều này đồng nghĩa với việc bạn cần phải lên một danh sách những điểm chạm giao tiếp có thể nghĩ đến. Những điểm chạm giao tiếp này không hoàn toàn giống nhau giữa các tổ chức hay doanh nghiệp, tuy nhiên dưới đây là những giai đoạn cơ bản thường thấy mà bạn có thể tham khảo:

Trước khi ứng tuyển: Bạn nên trả lời người tìm việc (qua email hoặc văn bản) khi ai đó đăng ký nhận thông báo liên quan đến tuyển dụng từ doanh nghiệp của bạn. Tương tự, bạn cũng nên trả lời khách hàng – những ứng viên tiềm năng khi họ hỏi liệu bạn có đang tuyển dụng hay không.

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn cảm ơn họ vì đã quan tâm và hướng họ đến vị trí tuyển dụng mới nhất. Bạn cũng nên hướng dẫn cho ứng viên của mình cách để nhận được cập nhật về bất kỳ tin tức tuyển dụng nào của bạn trong tương lai.

Trong quá trình nộp đơn: Ít nhất hãy gửi một email hoặc tin nhắn văn bản cho ứng viên để thông báo rằng bạn đã nhận được hồ sơ ứng tuyển. Một tuần sau đó, trong trường hợp quy trình tuyển dụng của bạn vẫn đang tiếp diễn, bạn có thể gửi thêm một email để cập nhật ứng viên rằng hồ sơ của họ đang trong quá trình xem xét.
Cập nhật trạng thái: Bạn cũng có thể liên hệ với ứng viên để thông báo về trạng thái ứng tuyển của họ. Chẳng hạn như, bạn có thể thông báo rằng họ đã vượt qua giai đoạn sàng lọc và hãy sẵn sàng cho lịch hẹn phỏng vấn sắp tới.
Giai đoạn phỏng vấn: Hãy thiết lập một hệ thống liên lạc hai chiều mạnh mẽ với ứng viên của mình. Bạn có thể lựa chọn việc soạn nội dung và gửi tin nhắn một cách thủ công. Tuy nhiên, trong trường hợp số lượng tuyển dụng lớn, bạn cần ứng dụng các quy trình hiện đại hơn để có thể quản lý danh sách ứng viên cũng như lên lịch hẹn một cách tối ưu để tránh mất thời gian của ứng viên.

Giai đoạn hậu tuyển dụng: Đây là giai đoạn cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng, luôn luôn phản hồi ứng viên về quyết định của bạn – cho dù đó là một lời mời làm việc hay thư từ chối. Chủ động kết thúc quy trình tuyển dụng một cách tích cực là chìa khóa để duy trì một thương hiệu nhà tuyển dụng tốt và giữ mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên.

Khi đã vạch ra tất cả các điểm tiếp xúc cần thiết, bạn sẽ chủ động hơn trong việc lập kế hoạch, phân tích từng giai đoạn và thực hiện các điều chỉnh linh hoạt để tự tin sở hữu một chiến lược giao tiếp ứng viên hiệu quả hơn.

#2 – Tối ưu tin nhắn văn bản

Thông thường, người dùng – đặc biệt là ứng viên tiềm năng sẽ có thói quen kiểm tra tin nhắn văn bản nhiều hơn là emails. Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy tỷ lệ mở SMS có thể lên tới 98%! Nhiều người tìm việc cho rằng tin nhắn thường nhanh hơn và dễ truy cập hơn email – điều này khiến việc gắn kết với ứng viên tiềm năng trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Hãy tùy chỉnh tin nhắn mà bạn muốn gửi cho ứng viên dựa trên trạng thái của họ trong quá trình tuyển dụng và sự phản hồi với loạt tin nhắn trước đó. Tránh gửi thư ẩn danh hàng loạt bởi điều này có thể không phù hợp với Thương hiệu Nhà tuyển dụng của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể gửi một tin nhắn nhắc nhở những thông tin của buổi phỏng vấn như vị trí, thời gian, bất cứ điều gì họ cần chuẩn bị hoặc số điện thoại của người trực tiếp phỏng vấn. Nếu đó là một buổi phỏng vấn qua video, hãy đảm bảo rằng ứng viên của bạn đã cài đặt phần mềm phỏng vấn mà bạn đang sử dụng và được hướng dẫn cách truy cập vào phòng phỏng vấn, v.v… Điều này sẽ giúp ứng viên có thêm tự tin và chuẩn bị tốt nhất cho phần thể hiện năng lực của mình.

#3 – Xem lại thư từ chối ứng viên

Nếu bạn từ chối một ứng viên tiếp tục quá trình tuyển dụng sau khi họ đã thực hiện một vài cuộc phỏng vấn trước đó, hãy đưa ra phản hồi của bạn về việc tại sao họ lại không thành công hoặc không phù hợp. Nếu bạn không có thời gian để viết email dài với những lời khuyên sâu sắc, ít nhất hãy cho họ một vài gạch đầu dòng. Sau đó, ở cuối tin nhắn, hãy cho họ biết rằng bạn rất vui lòng được chia sẻ thêm thông tin nếu họ gọi lại cho bạn.

Thư từ chối thường là một giai đoạn nhạy cảm và khiến bạn dễ mất lòng ứng viên nếu không xử lý đúng cách. Đó không phải là một nhiệm vụ dễ chịu, nhưng vẫn cần được thực hiện. Không có gì là sai khi gửi thư từ chối với phần mở đầu rằng bạn rất tiếc vì ứng viên chưa thực sự phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hãy gửi email với lời chào là tên cụ thể của ứng viên và đừng quên đưa ra góp ý của bạn sau khi đã từ chối. Điều này góp phần mang đến một trải nghiệm cá nhân hóa và giúp ứng viên cảm nhận được sự coi trọng của doanh nghiệp dù không thể đồng hành cùng nhau trong tương lai.

Đôi khi, bạn có thể lo ngại rằng những lời nhận xét mang tính xây dựng của mình có thể sẽ không được đón nhận và gây ra cảm giác tiêu cực đối với ứng viên. Nhưng suy cho cùng, ứng viên đang đặt mình ở vị trí là người tìm việc. Vì vậy, khi bạn cung cấp những thông tin về việc họ đã làm tốt ở điểm nào và cần cải thiện điểm nào để ứng tuyển thành công vào lần tiếp theo, ứng viên sẽ cảm thấy trân trọng và biết ơn vì những lời khuyên đó.

#4 – Cân nhắc về ngôn ngữ Nhà tuyển dụng

Khi thiết lập phong cách đại diện cho Thương hiệu Nhà tuyển dụng của bạn, dưới đây là những yếu tố mà bạn cần lưu ý:

Đảm bảo sự súc tích: Người tìm việc cũng là những người bận rộn – họ dành hàng giờ để chuẩn bị CV ứng tuyển và theo dõi công việc, vì vậy hãy tôn trọng thời gian của họ bằng cách truyền đạt những gì họ cần nghe một cách nhanh chóng và chính xác.
Hiểu cách người khác đang nhìn nhận về doanh nghiệp của bạn: Khi bạn xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng của mình, bạn sẽ muốn xem xét cách mọi người cảm nhận về bạn. Thực tế cho thấy, 70% mọi người nhìn vào cảm nhận của những người đi trước về thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn trước khi đưa ra quyết định ứng tuyển. Vì vậy, hãy tận dụng bất cứ điều gì tích cực đang được nói về bạn. Đây chính là lúc bạn cần cân nhắc những nội dung có thể chia sẻ trên mạng xã hội, đặc biệt là từ phía nhân viên của mình. Bởi nguồn thông tin từ chính người trong cuộc luôn là cơ sở vững chắc và đáng tin cậy trong mắt ứng viên tiềm năng.

Tìm hiểu cách để quản trị nội dung do nhân viên sản xuất tại đây: https://talentbrand.vn/employee-generated-content-dac-san-cho-employer-branding/

Đối xử với ứng viên như khách hàng: Ngày càng có nhiều người tìm việc xem trọng quy trình tìm kiếm việc làm như mua sắm trực tuyến. Hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp cho ứng viên một hành trình tích cực, nhất quán và hấp dẫn cũng như giữ điều này ở vị trí hàng đầu trong tâm trí của bạn khi tạo ra một giọng điệu riêng biệt cho thương hiệu của mình.

#5 – Yêu cầu phản hồi từ ứng viên

Bước cuối cùng bạn có thể làm để cải thiện chiến lược giao tiếp với ứng viên chính là yêu cầu phản hồi về toàn bộ quá trình tuyển dụng (từ cả ứng viên thành công và chưa phù hợp). Điều này không chỉ cho thấy bạn quan tâm đến trải nghiệm bạn cung cấp cho ứng viên mà còn khiến ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng của bạn. Khi bạn thu thập được một số lượng phản hồi nhất định, bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc và chính xác hơn về cơ hội cải thiện quy trình tuyển dụng của mình.

Bạn có thể sử dụng công cụ như Google Forms hoặc Survey Monkey để tạo một cuộc khảo sát nhanh và ẩn danh, cho phép các ứng viên thẳng thắn về trải nghiệm của họ với Thương hiệu Nhà tuyển dụng của bạn. Khi bạn đã thu thập được những dữ liệu cần thiết, hãy biên tập thành một bản báo cáo và lưu hành nội bộ.

Lời khuyên sau cùng: Hãy luôn nhớ rằng, người tìm việc vẫn có thể là những người bận rộn. Họ không có nhiều thời gian để chuẩn bị giấy tờ, xử lý những quy trình phức tạp và chờ đợi phản hồi từ bạn. Vì thế, hãy tinh gọn quá trình giao tiếp sao cho hợp lý, nhanh chóng và đơn giản. Đây là chìa khóa để giữ ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng và đảm bảo bạn cung cấp một trải nghiệm hiệu quả.

Mong rằng những chia sẻ trên của Talent Brand sẽ giúp Anh Chị HR có thêm gợi ý để tạo ra một chiến lược giao tiếp ứng viên thành công và phù hợp cho Thương hiệu Nhà tuyển dụng của mình.

Trường Thanh – Talent Brand Vietnam

Nguồn: Rosie – harver.com

Tham gia cộng đồng Employer Branding trên Linkedin và Facebook để cùng thảo luận về những chủ đề hấp dẫn và cập nhật thông tin hữu ích qua link sau:

Group Linkedin: http://bit.ly/3bGVAIp

Group FB: http://bit.ly/EmployerBrandingVN

Mọi nhu cầu tư vấn và triển khai Thương hiệu nhà tuyển dụng tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.

Có thể bạn quan tâm: