Nằm trong top những từ thông dụng mới nhất năm 2021, bên cạnh “đại dịch”, “vắc xin” và “chưa từng có”, trải nghiệm nhân viên từ xa – remote employee experience đang phủ sóng rộng rãi trên các phương tiện truyền thông. Nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp và sự thay đổi chính sách làm việc chóng mặt trên thị trường lao động làm động lực cho sự phổ biến của hình thức làm việc từ xa. Làn sóng đại dịch vẫn tiếp diễn trên thế giới, cùng với sự thích nghi của nhân sự dự báo xu hướng làm việc từ xa – remote work sẽ tiếp tục giữ “top trending” trên thị trường tuyển dụng năm 2022. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên từ xa? Cùng Talent Brand điểm qua 6 chiến lược hữu ích dưới đây và gợi ý áp dụng cho doanh nghiệp của bạn nhé!
Có thể bạn quan tâm:
10 lưu ý HR phải biết về kế hoạch truyền thông nội bộ mùa dịch
4 lưu ý để tối đa hiệu quả chiến dịch truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp
Dự đoán 6 thách thức cho nhân sự năm 2022 và cách vượt qua
Tại sao làm việc từ xa tiếp tục là xu hướng 2022 và của tương lai
#1. Làm việc từ xa cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Một trong những lợi thế lớn nhất của làm việc từ xa là nhân viên có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Họ có thể quản lý lịch làm việc linh hoạt của mình để tạo ra sự cân bằng trong cuộc sống cá nhân, đời sống sinh hoạt của gia đình và con đường sự nghiệp bản thân. Sự cân bằng lành mạnh này không những mang đến lợi ích lâu dài cho nhân viên mà còn cho tổ chức, doanh nghiệp bởi khi các cá nhân hạnh phúc và có động lực, công việc của tập thể ắt sẽ đạt được hiệu quả cao.
#2. Làm việc từ xa giúp tăng năng suất nhân viên
Bạn có muốn nhân viên của mình làm việc hiệu quả hơn không? Ngoại trừ một số ngành nghề đặc thù yêu cầu phải làm việc tại văn phòng, thì hình thức làm việc từ xa được rất nhiều nhân viên ưa chuộng. Họ cho rằng nó giúp tăng năng suất hơn bởi không gian văn phòng truyền thống có thể gây nhiễu, trong khi họ có thể tập trung hơn trong không gian yêu thích, phù hợp với mình. Hình thức làm việc từ xa cũng cho phép họ linh hoạt điều phối giờ giấc sao cho hiệu quả nhất với mình. Một số người là chim sớm, trong khi những người khác lại là cú đêm. Do đó, các nhân viên từ xa có thể tăng năng suất của mình bằng cách phân bổ các nhiệm vụ hằng ngày dựa trên hiệu quả đồng hồ sinh học riêng của bản thân.
#3. Làm việc từ xa giảm chi phí
Với ít người hơn trong văn phòng, chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều tiền cho không gian và tài nguyên bao gồm tiền thuê nhà, điện, thiết bị, đồ đạc, và các tiện nghi như cà phê và đồ ăn nhẹ. Nhiều nhân viên làm việc từ xa sử dụng máy tính và máy tính xách tay cá nhân, điều này cũng có thể giảm bớt chi phí trang bị và duy trì thiết bị làm việc.
#4. Làm việc từ xa giúp tăng khả năng tiếp cận và giữ chân nhân tài
Môi trường tuyển dụng và thị trường lao động tại Việt Nam và trên toàn cầu đang gặp nhiều thách thức trong thời kỳ “bình thường mới”, phục hồi kinh tế sau đại dịch. Chiêu mộ nhân tài luôn là một bài toán nan giải cho hầu hết các doanh nghiệp. Việc tuyển dụng nhân viên làm việc tại văn phòng sẽ hạn chế tệp ứng viên tiềm năng của bạn bởi rào cản về địa lý, sở thích cá nhân, mối quan ngại về sức khỏe. Vì thế, tuyển dụng nhân sự từ xa mở ra cánh cửa chào đón sự tham gia của các nhân tài ở khắp nơi trong nước và thậm chí trên thế giới, khi đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận với những nhân viên phù hợp hơn. Theo đó, một đội ngũ đa dạng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về văn hóa địa phương, tiếp cận sâu sắc đến hành vi người tiêu dùng thuộc các khu vực địa lý khác nhau, từ đó giúp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, chính bởi các lợi ích nhận được, làm việc từ xa thường thúc đẩy các cá nhân ở lại vị trí hiện tại của họ, tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên.
Nói tóm lại, hình thức làm việc từ xa đem lại rất nhiều lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp trong xu hướng chung cùng với tình hình dịch bệnh vẫn còn phức tạp tại Việt Nam và thế giới. Do đó, trong năm 2022 và xu hướng tương lai, hình thức làm việc từ xa sẽ tiếp tục được nhân viên, doanh nghiệp ưa chuộng và áp dụng phổ biến. Có rất nhiều phương pháp và chiến lược để thực thi và điều phối công việc của nhân viên từ xa. Tuy nhiên, nếu lợi ích của nhân viên từ xa không được chú trọng thì những kết quả và thành tựu mà công ty đạt được hầu như chỉ là ngắn hạn và không thể bền vững.
Những cách dưới đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi: Làm thế nào để nâng cao trải nghiệm của nhân viên từ xa?
6 chiến lược giúp nâng cao trải nghiệm làm việc từ xa của nhân viên
#1. Thiết kế truyền thông nội bộ để hỗ trợ nhân viên từ xa
Làm việc từ xa khả năng cao sẽ khiến nhân viên bỏ lỡ và đánh mất những kết nối truyền thông với nội bộ công ty. Tiếp xúc ít với nội bộ thường xuyên dẫn đến cảm giác cô đơn và không cùng chiến tuyến, điều này có thể làm tệ đi trải nghiệm của họ. Bạn có biết rằng đến 36% nhân viên không hài lòng với cách thực thi truyền thông nội bộ trong công ty họ? Vậy bạn nên làm gì để rào trước đón sau tình trạng không mong muốn này?
- Đừng viết những thông báo dài dòng, lặp đi lặp lại, các ấn phẩm truyền thông nội bộ của bạn cần phải thân thiện với người dùng nhất có thể.
- Luôn có mục tiêu cụ thể với những gì bạn muốn thực hiện, và đối tượng hướng đến là ai.
- Giao tiếp rõ ràng và nhân văn với thái độ quan tâm, chu đáo, lấy cảm nhận của người đọc, người nghe làm trung tâm.
Truyền thông nội bộ là một hành trình dài hơi đòi hỏi sự kiên trì và lặp lại một cách thường xuyên. Khi bị căng thẳng hoặc mắc kẹt trong những vấn đề công việc, nhân viên của bạn dễ quên đi thông điệp nội bộ xuyên suốt. Vì thế, bạn hãy sử dụng, truyền tải thông điệp của bạn một cách mới mẻ hơn trên các phương tiện truyền thông để nội bộ cùng nhất quán thông điệp và giá trị. Ví dụ: một bản tin được chuyển thành một đoạn video ngắn hấp dẫn.
Và nếu bạn mong muốn nhất quán thông điệp trong các ấn phẩm truyền thông nội bộ bằng nhiều phương thức truyền tải sáng tạo, đa dạng hình thức, giải pháp Employer Branding Content Bundle của Talent Brand sẽ đồng hành cùng bạn xây dựng chuỗi nội dung đúng điểm chạm của các thành viên.
#2. Xác định những người có ảnh hưởng trong nội bộ
Bạn khó có thể để mắt và quan tâm đến tất cả mọi người cùng lúc. Đây là lý do tại sao bạn nên xác định những người có ảnh hưởng trong nội bộ tổ chức của bạn.
Hãy trao quyền và giao cho họ trách nhiệm chăm sóc các nhóm nhân viên từ xa của bạn. Từ việc duy trì mối quan hệ cá nhân, đến việc đảm bảo rằng mọi người đều hướng đến cùng mục tiêu, nhiệm vụ trong ngày, họ sẽ giúp bạn cải thiện trải nghiệm làm việc từ xa của nhân viên.
Vậy làm thế nào để tìm ra những người có ảnh hưởng nội bộ giúp bạn cung cấp trải nghiệm tốt cho nhân viên từ xa? Hãy nghĩ xem những cá nhân nào thể hiện văn hóa của tổ chức bạn tốt nhất, tiêu biểu nhất và được các cá nhân trong tập thể tin tưởng, thân thuộc nhất. Đúng người, đúng phương pháp sẽ giúp bạn bôi trơn bộ máy vận hành nội bộ, đặc biệt là trong những giai đoạn thách thức, khó khăn.
#3. Tinh giản các kênh truyền thông
Hãy dành ít phút để xem xét kỹ lưỡng các kênh truyền thông hiện hành của bạn. Mỗi kênh cung cấp trải nghiệm người dùng riêng biệt và đem lại hiệu quả giao tiếp khác nhau. Hãy kiểm tra các kênh truyền thông và xác định mục đích chính của từng kênh, sau đó theo dõi những nội dung đang được truyền đạt, với mục đích gì và như thế nào.
Mạng xã hội nội bộ tạo cảm giác cộng đồng và giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội khi làm việc từ xa. Trong khi đó, các ứng dụng nhắn tin như Slack, Whatsapp, Google Chats là một lựa chọn tuyệt vời để liên lạc hàng ngày và trao đổi nhanh các thông tin công việc.
Những nền tảng này là mảnh đất gieo, dưỡng điều thú vị và bất ngờ từ chia sẻ của các thành viên công ty. Ảnh GIF, video, trò chơi nhóm có thể là nguồn tiếp lửa cho một ngày làm việc vui vẻ, thoải mái hơn. Do đó, hãy tận dụng đúng cách, đúng chức năng để phát triển sự gắn kết nội bộ mỗi ngày.
#4. Cung cấp mạng nội bộ làm việc từ xa
Mạng nội bộ làm việc từ xa chất lượng cao sẽ mang lại hiệu quả đáng kể cho sự tham gia và trải nghiệm của nhân viên. Chúng sẽ giữ chân mọi người trong một môi trường công sở ảo gần gũi với đồng nghiệp, công ty và có giao diện thân thiện với người dùng. Một mạng nội bộ tốt đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong trải nghiệm từ xa của nhân viên.
Bạn có thể dễ dàng đưa ra các thông báo cho toàn thể công ty, xuất bản các tài liệu quan trọng cho các đối tượng người xem khác nhau của mình và quản lý mọi thứ từ một trang tổng quan vạn năng. Nhân viên thực sự quan tâm và đánh giá cao việc công ty cung cấp nền tảng xã hội riêng biệt, đặc biệt nếu nó dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng tiện ích.
#5. Cân nhắc kỹ lưỡng cho các cuộc họp từ xa
Nếu bạn muốn nhân viên của mình có trải nghiệm tích cực, năng nổ với công việc từ xa, cuộc họp video có thể và cần được cải thiện. Không phải mọi vấn đề đều nên tổ chức một cuộc họp để thảo luận, nhưng nếu bạn đang tìm cách giải quyết các công việc quan trọng và muốn duy trì kết nối giữa các thành viên, thì cuộc gọi điện video là cách tốt nhất.
- Tránh bị sao nhãng, tắt tiếng micrô khi không nói và không ngắt lời người khác.
- Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều tham gia, cả nghĩa đen và nghĩa bóng. Không phải ai cũng hào hứng và khi họ càng ít nói, họ càng cảm thấy bị loại trừ.
- Hãy hỏi những câu như: “Bạn nghĩ gì?”, “Bạn có đề xuất gì không?”, “Nếu bạn phải thay đổi một điều, đó sẽ là gì?”. Thông thường, giữa cuộc trò chuyện, mọi người sẽ im lặng và đây là những câu hỏi tuyệt vời để phá vỡ sự im lặng.
- Đảm bảo rằng các ý kiến đều được lắng nghe, vì mọi người đều mong muốn và thích thú khi những lời nói của họ được coi trọng và có giá trị.
- Hãy xem xét cẩn thận liệu chủ đề đó có phù hợp hay không. Nếu không, hãy thảo luận nó vào thời gian hoặc ngữ cảnh khác.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc duy trì chủ đề trong các cuộc họp từ xa là rất cần thiết. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi đưa ra điều gì đó bằng cách tự đặt những câu hỏi: nó có khẩn cấp không?; nó có đúng chủ đề không?. Nếu bạn có thể trả lời ngay là “không”, thì hãy tìm một thời gian và địa điểm khác. Ví dụ: bạn đang trong cuộc họp nhận xét và đánh giá KPI hàng tháng của các thành viên. Liệu bạn có nên khơi gợi chủ đề về kế hoạch ra mắt sản phẩm mới cho tháng tiếp theo hay không?
#6. Xây dựng trải nghiệm làm việc từ xa xoay quanh sự hợp tác sáng tạo
Khoảng cách địa lý với những người chúng ta đang làm việc cùng đôi khi có thể là thách thức. May mắn thay, sự sáng tạo được biết đến như một công cụ không giới hạn giúp khơi gợi và gắn kết mối quan hệ hợp tác giữa các nhân viên trong công ty.
Linh hoạt sáng tạo các hoạt động nội bộ giúp nhân sự công ty có thể gắn kết, thấu hiểu hơn lẫn nhau, giúp công việc đi vào một guồng hiệu quả, nhất quán trong các giá trị chung, nhất là trong bối cảnh làm việc từ xa, khi mà các kết nối vật lý bị hạn chế hơn.
Hãy làm mới trải nghiệm làm việc từ xa bằng cách vượt qua các bức tường lửa về giới hạn tiêu chuẩn. Hãy xây dựng các hoạt động một cách thú vị, độc đáo, đúng điểm chạm của nhân viên để khơi mở ra các trải nghiệm tích cực, hiệu quả và bùng nổ. Và nếu bạn đang tìm kiếm sự khác biệt, mong muốn thổi làn gió mới cho truyền thông nội bộ, Talent Brand sẽ đồng hành cùng bạn xây dựng và triển khai các hoạt động sáng tạo kể trên và hơn thế nữa. Tìm hiểu thêm về các dịch vụ của Talent Brand tại đây.
Nguồn: Happeo
Chuyển thể: Thuy Linh – Talent Brand Vietnam
Talent Brand là đơn vị tiên phong tư vấn và triển khai Employer Branding tại Vietnam với kinh nghiệm hỗ trợ thu hút và gắn kết nhân tài cho nhiều doanh nghiệp từ hơn 20 lĩnh vực ngành nghề khác nhau.
Mọi nhu cầu liên quan đến Thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding), Tiếp thị Tuyển dụng (Recruitment Marketing), hoặc sản xuất các ấn phẩm sáng tạo, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.
