Truyền thông nội bộ mùa dịch: 10 lưu ý HR cần biết
Khi tin tức và những diễn biến phức tạp của tình hình Covid-19 vẫn đang xảy ra hàng ngày, thế giới đều đang tập trung vào việc bảo vệ sự an toàn và sức khỏe cộng đồng. Nhiều tổ chức đã gấp rút chủ động đánh giá sự thay đổi liên tục trong giai đoạn khủng hoảng dịch bệnh để kịp thời lập kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả.
Trong thời điểm khi có thể xảy ra khủng hoảng bất cứ lúc nào, giao tiếp rõ ràng, đáng tin cậy và hiệu quả là điều vô cùng quan trọng. Nhân sự chúng ta có trách nhiệm giúp nhân viên của mình chọn lọc những thông tin, sự kiện đáng tin cậy để tiếp nhận, giảm thiểu tâm lý hoang mang và lo lắng không cần thiết. Bài viết dưới đây của Talent Brand sẽ chia sẻ một số lưu ý để chúng ta giao tiếp hiệu quả với nhân viên trong giai đoạn này.
#1 – Sử dụng nguồn thông tin chính thống
Kết nối nhân viên với thông tin chính xác, kịp thời từ Chính Phủ, WHO và Bộ Y tế. Đồng thời, cung cấp hướng dẫn rõ ràng về những việc cần làm nếu nhân viên nghi ngờ họ đã tiếp xúc với Coronavirus (2019-nCoV), việc này sẽ giúp trấn an nhân viên của bạn rằng họ luôn có được sự hỗ trợ từ tổ chức để đảm bảo sức khỏe cho bản thân và cộng đồng.
Như đa số các tổ chức doanh nghiệp, chúng ta có thể hoạt động trên nhiều kênh truyền thông khác nhau như email, mạng nội bộ hoặc Slack – phần mềm quản lý đa nhiệm. Hãy nghĩ về độ phù hợp của các kênh đó tùy vào từng mục đích. Chẳng hạn, để giao tiếp đầy đủ và hiệu quả, bạn có thể cần một nền tảng nơi bạn có thể lưu trữ nội dung dài, như mạng nội bộ hoặc email toàn công ty. Bạn cũng cần đảm bảo rằng có một kênh truyền thông nơi mà tất cả nhân viên có thể truy cập, kể cả những lãnh đạo cấp cao hoặc làm việc từ xa.
#2 – Xây dựng đội ngũ quản lý khủng hoảng nội bộ
Kể cả khi vị trí làm việc của bạn không đối mặt với những khó khăn xảy ra, việc sẵn sàng tập hợp một nhóm quản lý khủng hoảng là điều cần thiết để giúp Nhân sự có thể kiểm soát tốt tình hình. Nếu doanh nghiệp của bạn không có sẵn một phòng ban như thế, hãy xem xét những nhân viên có tiềm năng trong nội bộ mà bạn nghĩ họ có thể tham gia. Bên cạnh cơ quan có thẩm quyền, lãnh đạo cấp cao hoặc những người có thể đưa ra quyết định quan trọng một cách nhanh chóng, bạn cũng cần nói chuyện với những người có trách nhiệm quản lý nhóm hoặc sở hữu kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong trường hợp cần lan tỏa sự tích cực cho nhân viên của mình. Ví dụ, đó có thể là đại diện chuyên môn công nghệ – thông tin, người chịu trách nhiệm đảm bảo nhân viên được trang bị công cụ phù hợp để làm việc tại nhà hoặc những người có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản để giúp phân phối thông tin.
#3 – Chỉ định người có thẩm quyền
Hãy nhớ rằng không phải ai cũng mặc định kênh truyền thông là nơi họ dựa vào mỗi khi có nỗi sợ hãi, lo lắng hoặc thắc mắc. Đặc biệt trong một vài tình huống căng thẳng cao độ, nhiều người sẽ muốn nói chuyện với người mà họ tin tưởng, và những người quản lý trực tiếp thường sẽ là nhân vật đầu tiên mà nhân viên của bạn nghĩ đến.
Đôi khi, quản lý có thể rất bận rộn trong việc xử lý công việc của mình và không thể dành thời gian cùng Nhân sự thảo luận về kế hoạch phản hồi cho nhân viên, nhưng Nhân sự có thể giúp quản lý của mình cập nhật những thông tin cần thiết trong trường hợp nhân viên cần sự tư vấn của cấp trên.
Điều này cũng giúp nhân viên của bạn xác định được rằng họ có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ ai và khi nào. Bạn cũng có thể chỉ định những nhân viên tiêu biểu trong nội bộ hỗ trợ bằng cách cung cấp cho họ hướng dẫn về các quy trình cốt lõi, cách quản lý nỗi sợ và hành động mà tổ chức của bạn đang thực hiện.
#4 – Duy trì sự có mặt của ban lãnh đạo
Trong những thời điểm căng thẳng hoặc phức tạp, một đội ngũ lãnh đạo bình tâm và hữu hình là rất quan trọng. Sự hiện diện và lời nói của một nhân vật có thẩm quyền có thể cung cấp sự trấn an rất cần thiết và ngăn chặn bất kỳ sự hoảng loạn không cần thiết trong môi trường làm việc.
Nhân sự có thể tổ chức những buổi họp trực tuyến, trò chuyện sau giờ làm, cập nhật mạng nội bộ toàn công ty qua vlog hoặc hỏi đáp theo nhóm, tất cả đều là những lựa chọn tuyệt vời để kết nối nhân viên với lãnh đạo của họ.
#5 – Đừng để quy trình hành chính cản trở giao tiếp
Quản lý quá nghiêm ngặt, quy trình đăng xuất nội dung phức tạp và đòi hỏi mọi cập nhật phải trải qua nhiều lớp phê duyệt sẽ cản trở sự giao tiếp hiệu quả trong nội bộ. Do đó, tùy thuộc vào tình huống phát sinh, hãy ưu tiên đảm bảo sự giao tiếp giữa người với người trong doanh nghiệp của bạn mỗi khi có vấn đề cấp thiết xảy đến và đơn giản hóa những quy trình phê duyệt nếu có thể. Đương nhiên đối với một số tình huống nghiêm trọng và mang nhiều tác động tiềm tàng, Nhân sự vẫn cần đảm bảo các thông tin mà mình đưa ra là thực sự chính xác và được cung cấp theo giọng điệu cũng như cách thức phù hợp.
#6 – Lắng nghe nhân viên của mình
Có một điều chúng ta đã biết rằng, trong từng giai đoạn xảy ra khủng hoảng, nhân viên sẽ có những mối quan tâm và sự ưu tiên không giống nhau. Ví dụ như, quản lý của bạn có thể quan tâm đến tính liên tục của doanh nghiệp hoặc khả năng điều hành, trong khi đó năng lực làm việc và hỗ trợ tài chính là mối quan tâm hàng đầu của nhân viên.
Cách tốt nhất để tiếp cận chính là mở ra các kênh giao tiếp hai chiều và lắng nghe nhân viên. Đây không phải là thời gian cho các nhiệm vụ từ cao đến thấp mà hãy cung cấp cho họ các phương tiện để đặt câu hỏi và nêu lên mối quan tâm, tập hợp những vấn đề ấy lại và giải đáp lần lượt cho nhân viên của mình trong thời gian sớm nhất có thể. Chẳng hạn như, nhân viên cần làm gì trong trường hợp đóng cửa trường học, cách chăm sóc trẻ khi đang làm việc tại nhà hoặc phải làm gì nếu họ đã lên kế hoạch đến một khu vực có nguy cơ lây nhiễm cao.
#7 – Quan sát những dấu hiệu căng thẳng từ nhân viên
Ngay cả khi tổ chức của bạn được coi là có rủi ro thấp về vị trí hoặc tình trạng đe dọa, điều quan trọng hơn cả vẫn là theo dõi tình hình và đảm bảo rằng nếu nhân viên gặp phải sự không chắc chắn, lo lắng hoặc hoang mang, đặc biệt khi đối mặt với lượng lớn thông tin và phương tiện truyền thông xã hội hoặc tin tức, Nhân sự có thể giải đáp và đưa ra cho họ phương án giải quyết.
Hãy đảm bảo tất cả ngôn ngữ được sử dụng trong giao tiếp đều dựa trên tình hình thực tế nhưng kèm theo đó là sự ân cần, dành thời gian để tâm sự và khuyến khích những người có mối bận tâm nói chuyện với quản lý, nhân sự hoặc người có thẩm quyền được bạn chỉ định. Đồng thời, Nhân sự cũng cần nhắc nhở nhân viên chú ý và thận trọng khi nói về dịch bệnh hoặc khủng hoảng trong môi trường văn phòng.
#8 – Kiểm tra và nhắc nhở nhân viên về chính sách và quy trình làm việc
Cách đây vài tuần, Thủ tướng Anh, ông Vladimir Johnson đã công bố một số biện pháp ngắn hạn giúp chống lại sự lây lan của coronavirus COVID-19, bao gồm cả việc trả lương theo luật định từ ngày đầu tiên của bệnh, thay vì ngày thứ tư với hy vọng hành động này sẽ ngăn chặn sự lo lắng của tầng lớp lao động về tình hình tài chính.
Tương tự hoàn cảnh như trên, hãy xem xét chính sách nội bộ của doanh nghiệp và đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng trong việc hỗ trợ ngăn chặn bất kỳ sự lây lan hoặc rủi ro nào, trong đó bao gồm thời gian nghỉ có lương, cách thông báo cho tổ chức nếu họ cảm thấy không khỏe, cách thức hạn chế đi lại hoặc chính sách làm việc từ xa của công ty.
#9 – Đảm bảo thông tin giao tiếp của nhân viên với bên ngoài
Trong trường hợp nhân viên của bạn vẫn phải giao tiếp với khách hàng, họ có thể gặp phải những câu hỏi liên quan đến dịch bệnh. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn không chỉ biết phải trả lời những gì, mà còn là làm thế nào để truyền đạt một cách bình tĩnh, chuyên nghiệp và ân cần. Điều này nhằm đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp với bên ngoài, bao gồm cả báo chí và giúp ngăn chặn thông tin không chính xác lưu hành, điều có thể làm trầm trọng thêm sự lo lắng hoặc tác động đến thương hiệu của bạn.
#10 – Đảm bảo khả năng quản lý nhân viên từ xa
Nếu bạn có số lượng đông nhân viên phải làm việc tại nhà, lưu ý rằng sự thay đổi cách thức làm việc này có thể đi kèm theo thách thức đối với một số người. Một số nhân viên của bạn có khả năng cảm thấy bị cô lập hoặc mắc kẹt trong vòng lặp và cố gắng giao tiếp với mọi người thông qua màn hình máy tính. Điều này có thể tác động đến sức khỏe, tinh thần cũng như hiệu suất làm việc của họ.
Vì vậy, Nhân sự cần kiểm tra thường xuyên để đảm bảo nhân viên không gặp bất cứ khó khăn gì khi làm việc từ xa, đồng thời đưa ra những biện pháp hỗ trợ cần thiết trong việc cân bằng giữa môi trường làm việc và gia đình. Đây chính là điều mà nhân viên của bạn cần giúp đỡ hơn bao giờ hết trong giai đoạn như dịch bệnh hiện nay.
Tạm kết
“Giao tiếp chính là chìa khóa” trong quá trình lập kế hoạch truyền thông nội bộ giai đoạn khủng hoảng một cách hiệu quả và thành công. Hơn hết, mỗi nhân viên cũng chính là đại sứ thương hiệu của doanh nghiệp, họ cần được quan tâm để thấu hiểu những giá trị doanh nghiệp đang dành cho mình, và đặc biệt là được trao quyền quản lý và trả lời khách hàng cũng như nhận được sự hỗ trợ ưu tiên trước khi doanh nghiệp nghĩ đến những tác động từ bên ngoài. Mong rằng những lưu ý về cách thức tiếp cận nội bộ trên sẽ giúp anh chị Nhân sự kiểm soát tốt và hỗ trợ hiệu quả cho nhân viên của mình trong giai đoạn này.
Trường Thanh (Theo Becki Hall)
Talent Brand Vietnam
Tham gia cộng đồng Employer Branding trên Linkedin và Facebook để cùng thảo luận về những chủ đề hấp dẫn và cập nhật thông tin hữu ích qua link sau:
Group Linkedin: http://bit.ly/3bGVAIp
Group FB: http://bit.ly/EmployerBrandingVN
Mọi nhu cầu tư vấn và triển khai Thương hiệu nhà tuyển dụng tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.
Có thể bạn quan tâm:
