Phỏng vấn video trong mùa dịch

Khi đề cập đến thách thức, nhà văn Maya Angelou đã nói rằng: “Nếu bạn không thể thay đổi nó, hãy thay đổi thái độ của bạn.”, và chúng ta đang ở trong thời kỳ phải lắng nghe lời khuyên ấy thường xuyên trong những tuần tới, thậm chí là vài tháng. Chính vì vậy, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có sự thích nghi và linh hoạt để quản lý tốt quy trình tuyển dụng và truyền thông nội bộ.

Trong đó, việc phỏng vấn trực tiếp trở thành một vấn đề nan giải và đòi hỏi Nhân sự phải chuyển đổi sang hình thức video trực tuyến cho nhóm ứng viên của mình, tương tự như chính sách làm việc tại nhà cho các thành viên hiện tại. Phương pháp này cũng phần nào đó hiện đại hóa quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp bởi những nguyên nhân sau:

Video giúp cải thiện trải nghiệm của ứng viên, cắt giảm chi phí và giúp Nhân sự có thể sàng lọc, sắp xếp nhân sự phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu cũng như tầm nhìn của tổ chức.
Phỏng vấn video tự động giúp Nhân sự có thể lên lịch với ứng viên tiềm năng nhưng còn thụ động.
Sau khi tuyển dụng, video sẽ trở thành nguồn dữ liệu để Nhân sự có thể đưa ra những hoạt động chào đón thành viên mới theo cách “cá nhân hóa” và mang lại buổi gặp gỡ đầu tiên thật ấn tượng cho ứng viên của mình.

Phỏng vấn thông qua hình thức video hiện đang trở thành xu hướng phổ biến và dần thay đổi cách Nhân sự tiếp cận ứng viên tiềm năng cũng như trở thành một Thương hiệu Nhà tuyển dụng đổi mới, cạnh tranh và dẫn đầu trên thị trường nhân tài. Sự thay đổi này giúp nhân viên nhìn nhận môi trường làm việc của doanh nghiệp như một nơi sở hữu tư duy năng động và sẵn sàng hòa mình vào thời đại công nghệ.

Thông thường, phỏng vấn qua video được áp dụng cho các vị trí công việc từ xa như cộng tác viên hoặc bán thời gian, nhưng giờ đây, hình thức này cũng được tích hợp thành công vào giai đoạn đầu của quy trình tuyển dụng ở những vị trí tiêu chuẩn trong văn phòng. Nhân sự có thể lựa chọn phỏng vấn video trực tiếp hoặc phỏng vấn qua video được ghi lại trước.

Vậy, làm thế nào để Nhân sự có thể chuẩn bị tốt cho quy trình phỏng vấn thông qua video như trên? Cùng Talent Brand tham khảo những lời khuyên sau.

#1 – Điều chỉnh quy trình phỏng vấn

Không có một kế hoạch nào có thể chắc chắn 100%, nhất là trong giai đoạn khủng hoảng. Tuy nhiên, có một vài điều mà Nhân sự cần lưu ý trước khi chuyển hướng sang phỏng vấn trực tuyến, bao gồm:

Kiểm tra lại toàn bộ quá trình tuyển dụng của bạn. Xác định bất kỳ lĩnh vực nào không phải là kỹ thuật số và số hóa chúng. Nếu bạn không thể phỏng vấn trực tuyến với một vị trí nào đó, hãy đơn giản quy trình tuyển dụng của mình, điều quan trọng nhất vẫn là tránh tiếp xúc trực tiếp và hạn chế tập trung đông người.
Nếu bạn vẫn đang thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp, hãy duy trì khoảng cách. Ứng viên sẽ hoàn toàn tôn trọng và đánh giá cao sự bảo vệ đó của doanh nghiệp. Đồng thời, hãy đặt nước sát khuẩn tại bàn phỏng vấn và hạn chế bắt tay, thay vào đó chúng ta có thể cúi chào lịch sự.

#2 – Trao đổi với ứng viên về quy trình tuyển dụng

Với hoàn cảnh hiện tại, điều quan trọng là phải thông báo cho ứng viên về mọi bước của quy trình tuyển dụng. Đừng chỉ gửi một liên kết phỏng vấn video hoặc email cho ứng viên. Hãy cung cấp cho ứng viên những điều mà họ cần chuẩn bị thông qua email tự động hoặc email tuyển dụng của bạn và nêu rõ lý do tại sao bạn áp dụng hình thức này. Ngoài ra, giải thích các lợi ích cho ứng viên của bạn, chẳng hạn như sự thuận tiện, giảm nhu cầu đi lại, đảm bảo sức khỏe/ an toàn, nhất là trong giai đoạn hiện tại của dịch bệnh.

Ứng viên có thể có rất nhiều câu hỏi ngay bây giờ, bạn có thể giúp họ tìm câu trả lời ngay lập tức bằng cách thêm một số câu hỏi thường gặp (FAQ) vào trang web của doanh nghiệp. Nếu bạn không có phần FAQ riêng, hãy xem xét thêm ghi chú hoặc biểu ngữ ở đầu trang web tuyển dụng để ứng viên có thể biết chính sách chính thức của công ty. Hãy nhớ rằng bạn có thể sẽ phải cập nhật thông tin thường xuyên mỗi khi có tình huống phát sinh. Một cách khác Nhân sự có thể áp dụng đó là tạo một tài liệu trực tuyến như tài liệu Google và chia sẻ liên kết cho ứng viên để họ có thể xem thông tin cập nhật.

Chẳng hạn, nhà tuyển dụng tại Google đã gửi email sau đây:

“Trước diễn biến phức tạp của coronavirus (COVID-19) và để bảo vệ sức khỏe của ứng viên cũng như người phỏng vấn, chúng tôi sẽ thực hiện tất cả các cuộc phỏng vấn của Google trên toàn cầu thông qua Google Hangout (hoặc BlueJeans cho các quốc gia hiện hành) trong tương lai.”

Chủ động truyền đạt các thay đổi trong quá trình tuyển dụng của bạn và bất kỳ sự chậm trễ tuyển dụng nào sẽ giúp hạn chế sự bối rối và cải thiện đáng kể trải nghiệm của ứng viên.

#3 – Cung cấp cho ứng viên tài nguyên để giúp họ chuẩn bị

Đối với một số ứng viên, phỏng vấn bằng video có thể không quen thuộc, do đó, điều quan trọng là chia sẻ lời khuyên hoặc tài nguyên để giúp họ có sự khởi động tốt nhất.

Điều này có thể đơn giản như gửi email với một vài gợi ý như:

Họ cần thiết bị gì (ví dụ: máy tính xách tay có bật webcam, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng nếu họ không có máy tính ở nhà)
Liên kết đến nền tảng video của bạn, câu hỏi thường gặp hoặc phần hướng dẫn cách tải xuống và sử dụng phần mềm.
Mặc gì (ví dụ: trang phục đi làm bình thường hoặc tùy thuộc vào phong cách của công ty bạn). Cung cấp cho ứng viên về quy định trang phục phù hợp khi tham gia buổi phỏng vấn để họ có thể hình dung được đâu là tinh thần chuyên nghiệp mà tổ chức của bạn đang tìm kiếm.
Nơi thực hiện cuộc phỏng vấn (ví dụ: một căn phòng yên tĩnh với nền trung tính và nhiều ánh sáng tự nhiên nếu có thể)
Lời nhắc nhở rằng ứng viên luôn có thể sử dụng nút tắt tiếng khi họ không nói (đặc biệt là khi họ ở nhà với trẻ em hoặc vật nuôi)
Những loại câu hỏi họ sẽ được hỏi

#4 – Trau dồi kỹ năng và kinh nghiệm cho nhóm phỏng vấn

Không chỉ ứng viên mới cần kinh nghiệm liên quan đến phỏng vấn qua video, một số nhà tuyển dụng có thể cũng không quen với hình thức này. Vì vậy hãy dành thời gian để cung cấp cho toàn bộ nhóm phỏng vấn của bạn một khóa bồi dưỡng để đảm bảo họ mang đến cho ứng viên một trải nghiệm tốt.

Trong giai đoạn làm việc từ xa như hiện nay, bạn có thể thực hiện việc này thông qua cuộc gọi nhóm và cung cấp một số mẹo hữu ích, chẳng hạn như phải làm gì nếu video bị chậm. Bạn cũng có thể thực hiện phỏng vấn thực hành và gợi ý những cử chỉ như gật đầu và mỉm cười để giúp cuộc gặp diễn ra một cách tự nhiên và thân thiện trên video. Đồng thời, ghi âm cuộc gọi hoặc chia sẻ một bản tóm tắt bằng văn bản để mọi người tham khảo lại.

Nếu Nhân sự sử dụng các câu hỏi phỏng vấn được ghi trước, nên giới hạn số lượng trong 5 đến 7 câu hỏi, tránh việc dẫn dắt lan man hoặc xa rời khỏi những tố chất mà bạn đang tìm kiếm ở ứng viên của mình. Nhân sự cũng cần đề xuất những công việc nào nên phỏng vấn video được ghi hình trước và những trường hợp nào nên phỏng vấn trực tuyến, từ đó đưa ra ngân sách phù hợp để tối ưu chiến lược của mình cho lãnh đạo.

#5 – Sáng tạo để thể hiện văn hóa công ty

Việc thể hiện văn hóa công ty thông thường sẽ dễ dàng hơn khi bạn có thể đưa ứng viên đến tận nơi, nhưng trong tình huống phỏng vấn qua video, đây chính là cơ hội để sáng tạo.

Hãy bắt đầu bằng cách thu thập tất cả tài liệu bạn có về văn hóa công ty, bao gồm video, podcast hoặc hoạt động văn hóa mà bạn đã thực hiện. Sau khi có tài liệu, hãy nghĩ về cách tốt nhất để chia sẻ nó với ứng viên, chẳng hạn như bản trình bày hoặc hình ảnh trong cuộc gọi video.

Bạn cũng nên dành thời gian cho các cuộc trò chuyện ngoài quy trình phỏng vấn. Hãy xem xét việc thiết lập cuộc gọi video nhóm với các thành viên khác. Điều này mang đến cho ứng viên cơ hội để làm quen với mọi người và cho họ thấy văn hóa giao tiếp của công ty.

#6 – Thông báo rõ ràng về các bước tiếp theo

Sau khi buổi phỏng vấn kết thúc, hãy cập nhật cụ thể cho ứng viên của mình những thông tin quan trọng, chẳng hạn như thang đánh giá câu trả lời, thời gian trả kết quả phỏng vấn hoặc những phúc lợi đi kèm mà bạn đã đề cập trong buổi phỏng vấn. Đồng thời cung cấp câu hỏi gợi ý để ứng viên có thể đưa ra những thắc mắc, trong trường hợp không thể thảo luận hết trong thời gian trực tuyến. Hành động này sẽ giúp ứng viên của bạn cảm thấy sự minh bạch trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp và sẵn sàng chủ động tìm hiểu thêm về tổ chức của bạn.

#7 – Tham khảo ý kiến từ quản lý tuyển dụng

Hãy luôn chắc chắn rằng quản lý của bạn có thể nắm được tình hình và toàn bộ quá trình phỏng vấn thông qua video. Thông thường, nếu tuyển dụng với số lượng lớn, Nhân sự cần xem xét các phản hồi ban đầu từ ứng viên và chia sẻ từ 5 đến 10 người mà bạn cho rằng là phù hợp nhất với quản lý để họ cân nhắc, nhằm tránh lãng phí tài nguyên và nhân lực cho các buổi phỏng vấn về sau. Ngoài ra, bạn cũng có thể hợp tác với bên thứ ba để đánh giá chất lượng câu trả lời và sàng lọc được chính xác hơn đâu là ứng viên tiềm năng nhất.

Nhìn chung, phỏng vấn thông qua hình thức video không chỉ phù hợp với giai đoạn hiện tại mà còn giúp Nhân sự hiện đại hóa Thương hiệu Nhà tuyển dụng và tiếp cận với nhóm ứng viên từ nhiều góc độ khác nhau. Việc chuẩn bị tốt về kỹ thuật và kinh nghiệm xử lý những trục trặc xảy ra trong quá trình phỏng vấn đòi hỏi Nhân sự phải trang bị thêm kiến thức chuyên môn cho riêng mình. Trên hành trình lâu dài, đây chính là một trong những sự chuyển đổi thời đại mà bất kỳ Thương hiệu Nhà tuyển dụng nào cũng cần tiếp nhận, chỉ là sớm hay muộn mà thôi.

Trường Thanh (Theo Martin Burns)

Talent Brand Vietnam

Tham gia cộng đồng Employer Branding trên Linkedin và Facebook để cùng thảo luận về những chủ đề hấp dẫn và cập nhật thông tin hữu ích qua link sau:

Group Linkedin: http://bit.ly/3bGVAIp

Group FB: http://bit.ly/EmployerBrandingVN

Mọi nhu cầu tư vấn và triển khai Thương hiệu nhà tuyển dụng tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.