6 phương thức xây dựng một tổ chức “biết lắng nghe”

Tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn đang cảm thấy khó khăn trong việc tạo nên một nền văn hóa phù hợp cho tất cả? Một trong những lý do chính nằm ở việc thiếu lắng nghe nhân viên. Khi một tổ chức biết lắng nghe tiếng nói của nhân viên, đó sẽ là khởi đầu làm nên một nền văn hóa tuyệt vời. 

Văn hóa đóng vai trò quan trọng đối với năng suất và sự phát triển của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, khi nhân viên hạnh phúc, Thương hiệu Nhà tuyển dụng càng tăng thêm khả năng thu hút được những nhân tài hàng đầu về tổ chức.

Có thể bạn quan tâm: 

• Lương cảm xúc – Đòn bẩy thành công của Thương hiệu Nhà tuyển dụng
• 6 cách tối ưu EVP: Nam châm thu hút nhân tài thời đại mới
• 3 lưu ý để nâng cấp Employee Engagement giữa đại dịch 

Có 3 lý do để doanh nghiệp điều chỉnh cách lắng nghe nhân viên: 

• Để nhận được ý tưởng về những giá trị, hành vi cần thay đổi trong tổ chức
• Để nhanh chóng giải quyết những vấn đề mà nhân viên e ngại hoặc hoài nghi rằng văn hóa đang không được thực hiện trong tổ chức  
• Để liên tục truyền thông về các giá trị thông qua ghi nhận, phản hồi & hành động

Nếu doanh nghiệp mong muốn tạo nên một nơi làm việc lấy con người làm trọng tâm, chúng ta cần phải loại bỏ ý nghĩ cơ bản về mối quan hệ giữa “Quản lý” và “Nhân viên”. Thay vào đó là sự cộng tác giữa “Các thành viên” trong một tổ chức.

Dưới đây là 6 cách để doanh nghiệp thực hành văn hóa lắng nghe nhân viên của mình. 

Poster phản hồi 

Chuyển đến mỗi phòng ban một tấm poster lớn và yêu cầu nhân viên viết hoặc vẽ lên những poster trong các cuộc họp tiếp theo của họ. Bạn có thể đưa ra chỉ dẫn như sau: “Hãy chia sẻ cảm nhận về những điều bạn cảm thấy hài lòng nhất khi làm việc cho chúng tôi và những điều mà bạn nghĩ rằng cần phải thay đổi tại đây.” 

Sau một thời gian, yêu cầu đại diện của mỗi phòng ban trình bày những điều đã thu thập được với Ban lãnh đạo. 

Đây là một dạng bài tập thú vị và nhân viên là người quyết định loại phản hồi như thế nào sẽ được trình bày trên poster của mình. Họ có thể trang trí theo cách mình muốn và qua những hình ảnh ghi nhận được, doanh nghiệp sẽ nhận thấy được cá tính mà mỗi phòng ban mong muốn thể hiện. 

Nếu phản hồi cho các poster không sôi nổi, điều đó cho thấy mức độ tin tưởng để chia sẻ trong nội bộ là chưa đủ. Hãy xem hoạt động này như một cách để bạn đo lường mức độ đó. 

Ở mọi cuộc họp 

Sẽ là thiếu sót trong quá trình xây dựng văn hóa lắng nghe nếu như doanh nghiệp tập hợp toàn bộ nhân viên để chia sẻ về chiến lược mới và không hỏi: “Mọi người đang cảm thấy thế nào?”. 

Nhân viên có thể đang cảm thấy quá tải và kiệt sức, đặc biệt là giữa những biến động thời gian vừa qua. Điều nhân viên của bạn quan tâm không chỉ là mục tiêu chung mà còn là độ phù hợp của những mục tiêu đó với cuộc sống hiện tại của họ.

Do đó, hãy biến mọi cuộc họp trở thành cơ hội để cùng nhau tìm kiếm điểm chung giữa mục tiêu của tổ chức và cá nhân. Nếu nhân viên của bạn cảm thấy KPI mới là không phù hợp và bất khả thi để thực hiện, hãy cân nhắc điều chỉnh hoặc cho họ sự hỗ trợ cần thiết để đạt được trong thời điểm hiện tại. 

Thông thường, các tổ chức lớn thường mắc phải sai lầm khi cho rằng mọi tin tức đến từ cấp dưới đều không phải là tin tức tốt và tạo ra ranh giới vô hình với nhân viên của mình. Hãy nhớ rằng nhân viên cũng là một kênh truyền thông. Nếu không lắng nghe trực tiếp từ họ, doanh nghiệp có thể phải nghe từ một nơi khác và điều đó còn khó khăn để kiểm soát hơn việc hành động ngay từ ban đầu. 

Ghi chú tại phòng nghỉ 

Một vài nhân viên thường cảnh giác về việc chia sẻ phản hồi qua email hoặc khảo sát trực tuyến vì lo ngại vấn đề bảo mật. Hơn thế nữa, họ sẽ cảm thấy lo lắng khi phải nói thật nếu như doanh nghiệp chưa từng xây dựng văn hóa lắng nghe trước đó. 

Đừng chỉ tạo hòm thư phản hồi đặt tại phòng HR, thay vào đó hãy đặt tại mỗi phòng ban, khu vực nghỉ trưa và ăn uống kèm theo những tờ giấy note. Bằng cách này, mọi người sẽ có thể chia sẻ về những điều mình chợt nghĩ đến bất cứ lúc nào. Đây chính là điểm chạm cần thiết để doanh nghiệp có thể lắng nghe nhân viên của mình. 

Đường dây nóng bảo mật 

Nếu doanh nghiệp đang hoạt động từ 100 nhân viên trở lên, Anh Chị nên cài đặt một đường dây nóng bảo mật miễn phí để nhân viên sử dụng khi có sự cố, đặc biệt là sự cố liên quan đến bạo lực tinh thần hoặc thể chất. 

Điều đáng buồn khi có bất cứ một sự cố nào xảy đến chính là Ban lãnh đạo hoặc CEO nói rằng: “Chúng tôi không biết gì về điều đã xảy ra.” Nhân viên rất dễ dàng cảm thấy thất vọng khi lãnh đạo của họ quá bận rộn để xử lý những vấn đề của cấp dưới. 

Hãy tạo điều kiện để nhân viên được chia sẻ một cách đa chiều và vượt qua ranh giới về cấp bậc. Đó là cách hữu hiệu nhất để lắng nghe những điều cần giải quyết ngay lập tức trước khi gắn kết nhân viên trở nên rời rạc. 

Thành lập nhóm HR với vai trò lắng nghe nhân sự 

Doanh nghiệp nên cân nhắc thành lập một đội HR không phụ trách giấy tờ hoặc các thủ tục hành chính đơn thuần mà chỉ tập trung vào xây dựng đội ngũ, lắng nghe nhân viên. Đặc biệt, đây sẽ là nhóm xử lý các tranh chấp xảy ra tại các phòng ban hoặc bất cứ xáo trộn nào khác liên quan đến thực hiện hành vi văn hóa của tổ chức. 

Town Hall Meetings

Tổ chức những buổi gặp gỡ (trực tiếp hoặc trực tuyến) để Ban lãnh đạo có thể thảo luận với nhân viên và trả lời các câu hỏi. Lưu ý với nhân viên rằng đây không phải là một buổi phát biểu hay thuyết trình mà là một buổi chia sẻ để cập nhật tình hình trong năm. 

Đây là cơ hội để các thành viên đặt câu hỏi về bất cứ thắc mắc nào đang diễn ra trong công việc hằng ngày và giúp họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình trong việc hiện thực hóa tầm nhìn của tổ chức. Qua đó, Ban lãnh đạo có thể khích lệ, duy trì động lực cho các thành viên và giúp họ cảm thấy mình đang xây dựng một sự nghiệp có ý nghĩa. 

Tạm kết 

Lắng nghe là một thành phần quan trọng trong việc xây dựng văn hóa nơi nhân viên cảm thấy được trân trọng. Nếu doanh nghiệp thật sự lắng nghe nhân viên để giúp họ có một nơi làm việc tốt hơn, các nhân tài hàng đầu sẽ biết. 

Mong rằng những ý tưởng trên sẽ hữu ích cho Anh Chị trong việc thực hành lắng nghe nhân viên và không bỏ lỡ những câu chuyện tuyệt vời trong quá trình xây dựng văn hóa tổ chức. 

Theo Liz Ryan – Forbes.com 

Trường Thanh – Talent Brand Vietnam

Kết nối với chúng tôi tại đây hoặc tham gia cộng đồng Employer Branding để cùng thảo luận về những chủ đề hấp dẫn và cập nhật thông tin hữu ích.

Bạn cũng có thể tìm hiểu về khóa học Employer Branding 101 qua link sau: https://talentbrand.vn/employer-branding-training/

Mọi nhu cầu tư vấn và triển khai Thương hiệu nhà tuyển dụng tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.