Onboarding từ xa: Làm thế nào để hiệu quả?
Trong bối cảnh phức tạp của dịch Covid-19, Work From Home là chính sách hàng đầu và tối ưu mà doanh nghiệp phải đang áp dụng cho nhân viên của mình. Theo đó, việc quản lý nội bộ và tuyển dụng trong thời gian này cũng gặp không ít ảnh hưởng. Đặc biệt là quy trình onboarding từ xa cho thành viên mới.
Có thể bạn quan tâm:
Chào đón nhân viên mới một cách trực tiếp giúp bạn dễ dàng trả lời các câu hỏi, hỗ trợ giao lưu với các thành viên trong tổ chức và hướng dẫn kết nối tất cả mọi người với nhau. Tuy nhiên giờ đây, khi một ứng viên được tuyển dụng, quy trình chào đón thành viên mới sẽ phải thực hiện trực tuyến, kéo theo nhiều thay đổi trong phong cách quản lý của Nhân sự. Thành viên ở xa có thể gặp bất lợi trong việc tiếp cận văn hóa của công ty và theo kịp quy trình làm việc, đặc biệt là khi nhân viên mới của bạn chưa từng có kinh nghiệm làm việc từ xa.
Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những gợi ý mà Anh Chị HR có thể thực hiện trước, trong và sau khi tuyển dụng để xây dựng những cảm nhận ban đầu và cải thiện trải nghiệm cho nhân viên mới của mình.
#1 – Chào sân
Ngay khi có quyết định tuyển dụng và hoàn tất các thủ tục ban đầu, hãy thêm nhân viên mới vào nhóm Slack, Teams hoặc phần mềm mà công ty bạn đang sử dụng để làm việc. Gửi cho họ thông tin về văn hóa công ty cũng như những dự án mà họ sẽ làm việc, muộn nhất là 01 tuần trước ngày bắt đầu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể chia sẻ một số video hoặc hình ảnh về những hoạt động đội nhóm trong doanh nghiệp kèm liên kết dẫn đến kênh truyền thông xã hội (đó có thể là group facebook để thảo luận những ý tưởng mới hoặc group chat sau giờ làm) để thành viên mới có thể tìm hiểu và làm quen dần.
Ngoài ra, hãy nỗ lực số hóa tất cả tài liệu cần thiết và đảm bảo nhân viên của bạn có thể kết nối trực tuyến để mang đến trải nghiệm tốt nhất. Tình trạng không có quyền truy cập mạng nội bộ của công ty, ứng dụng nhắn tin, phần mềm video và các ứng dụng sẽ khiến người mới cảm thấy thiếu kết nối với đồng nghiệp, quản lý và không thích nghi kịp thời với tiến độ làm việc. Nhân sự cần liên lạc sớm với bộ phận IT để kiểm tra và xử lý những sự cố trên trước khi nhân viên bắt đầu công việc của mình.
#2 – Xây dựng cảm giác gắn kết
Một trong những cách đơn giản nhất để xây dựng cảm giác gắn kết chính là trò chuyện qua video. Nhân sự có thể sắp xếp một cuộc gọi nhóm để giới thiệu thành viên mới, mang lại cho họ tinh thần thoải mái và giảm đi cảm giác hồi hộp. Trong những ngày đầu tiên, nhân viên mới nên được gặp đồng nghiệp, quản lý trực tiếp và các thành viên ở những phòng ban khác mà có khả năng là họ phải làm việc cùng.
Nếu doanh nghiệp đã có sẵn những video quay hình văn phòng công ty, bạn có thể tổ chức một chuyến tham quan trực tuyến để giúp nhân viên mới có thể cảm nhận về môi trường làm việc. Trải nghiệm này cho phép nhân viên nhìn thấy cách mọi người đang thực hiện trách nhiệm, chia sẻ cảm xúc và hỗ trợ lẫn nhau ra sao, kể cả đó là một video được quay sẵn, vẫn có thể giúp xua tan đi cảm giác bị cô lập.
Doanh nghiệp cũng có thể chỉ định một cố vấn cụ thể trong giai đoạn đầu khi thành viên vừa gia nhập để hỗ trợ họ giải đáp những thắc mắc cũng như trực tiếp hướng dẫn công việc lâu dài.
#3 – Cung cấp kế hoạch đào tạo cá nhân kèm mục tiêu cụ thể
Truyền đạt mong đợi của bạn cho nhân viên mới trước khi họ bắt đầu làm việc và hệ thống rõ ràng nhiệm vụ của họ là cơ sở cho một quy trình tuyển dụng thành công. Cả bạn và nhân viên làm việc từ xa trong giai đoạn này cần phải làm rõ các giá trị của công ty, mục tiêu nhóm và mục tiêu cá nhân. Bên cạnh đó, Anh Chị HR cũng nên thiết lập các khung thời gian để đào tạo và đánh giá những cột mốc quan trọng để nhân viên có thể dựa trên đó thiết lập lộ trình phát triển cho bản thân.
Nhân viên mới cũng thường mong muốn có cơ hội để thảo luận trực tiếp với quản lý của họ. Nghiên cứu cho thấy, nhân viên với sự hỗ trợ thích hợp từ người đi trước trong quá trình gia nhập có năng suất làm việc cao hơn 54%. Đừng dừng lại việc hỗ trợ nhân sự của bạn chỉ sau tuần đầu tiên, hãy thử lập kế hoạch trong 30, 60 đến 90 ngày với các mục và hành động cho từng cột mốc. Đây có thể là một tài liệu hữu ích và giúp doanh nghiệp có thể sẵn sàng trả lời những thắc mắc hoặc tiếp cận với những thay đổi đến từ nhân viên của mình.
Ngoài ra, 67% nhân viên làm việc từ xa thường tìm kiếm các khóa đào tạo liên quan đến công việc. Hãy tạo cơ hội cho họ tiếp cận những khóa học trực tuyến sau khi định hướng công việc kèm theo khoản trợ cấp phát triển cá nhân. Điều này sẽ gia tăng sự hài lòng trên hành trình sự nghiệp trong tương lai.
#4 – Khuyến khích học hỏi theo nhóm
Khi nhân viên mới phải làm việc theo nhóm để hoàn thành nghiên cứu hoặc tiếp nhận dự án trong giai đoạn đầu tiên, đây có thể là cơ hội để đào tạo kỹ năng. Đôi khi, làm việc từ xa có thể là một thách thức đối với những người đã quen với không gian làm việc chung truyền thống, vì vậy bạn phải đảm bảo người mới gia nhập trong giai đoạn này cảm thấy đủ thoải mái để chia sẻ những suy nghĩ của mình.
Doanh nghiệp cần phải xây dựng nên không gian làm việc trực tuyến thật sự bình đẳng cho người mới và người cũ, nơi họ được trao quyền để đưa ra những đề xuất của mình và góp ý vì mục tiêu chung. Thông qua giao tiếp cởi mở, toàn bộ thành viên có thể dần dần cải thiện những kỹ năng cá nhân và học hỏi thêm kiến thức từ đồng nghiệp của mình. Những mẹo nhỏ như “Mỗi người một ý kiến” hoặc “15 phút một góp ý” sẽ là ý tưởng hay để thúc đẩy mọi người cùng nhau thảo luận.
#5 – Hỗ trợ hoàn tất giấy tờ
Việc nhân viên mới của bạn ký hợp đồng lao động và các tài liệu pháp lý khác có thể tốn thời gian nếu họ cần in, scan tất cả các bản sao rồi gửi chúng qua email hoặc bưu điện. Cân nhắc sử dụng một công cụ chữ ký điện tử để nhân viên có thể thêm chữ ký của họ một cách số hóa và thảo luận về hợp đồng với bạn trong điều kiện an toàn và bảo mật nhất có thể.
Đừng quên dành cho nhân viên mới của bạn một khoảng thời gian để xem xét lại toàn bộ giấy tờ cần thiết và cho phép liên hệ với bạn trực tiếp để giải đáp thắc mắc, điều này sẽ tạo thiện cảm ban đầu cho người mới cũng như giúp họ cảm nhận được sự quan tâm của doanh nghiệp đến nhân sự.
#6 – Đánh giá toàn bộ quá trình
Đối với những quy trình mới, doanh nghiệp cần đánh giá tác động và kết quả của nó. Tạo khảo sát để nhận phản hồi từ cả nhân viên hiện tại và nhân viên mới với quy trình gia nhập trực tuyến. Thông qua đó, Nhân sự có thể tìm hiểu những hoạt động tốt nhất để đưa nhân viên mới vào tổ chức bằng cách tham khảo ý kiến của nhân viên về trải nghiệm nào mà họ đánh giá cao vào những ngày đầu tiên.
Sau khi nhân viên mới làm việc được một thời gian, hãy hỏi họ điều gì khiến họ cảm thấy ấn tượng nhất khi mới đặt chân vào công ty. Bằng cách liên tục đánh giá và cải thiện quy trình chào đón thành viên mới, bạn có thể giúp nhân viên làm việc từ xa điều chỉnh vai trò của mình một cách dễ dàng và cải thiện quy trình tuyển dụng trong tương lai.
Tạm kết
Onboarding từ xa mang đến những thách thức đặc biệt (và cơ hội) trong việc xây dựng đội ngũ. Sau khi giai đoạn này qua đi, bạn nên đưa các thành viên mới đến trụ sở sớm nhất có thể để giúp họ chào hỏi trực tiếp với đồng nghiệp và bắt đầu xây dựng mối quan hệ. Đây là bước đầu tiên trong việc gắn kết và tạo nên trật tự đội nhóm sau một thời gian làm việc tại nhà. Chìa khóa quan trọng chính là làm cho họ cảm thấy được chào đón và lắng nghe ý kiến bằng cách thu thập phản hồi để đánh giá và hoàn thiện quy trình của bạn.
Mong rằng những gợi ý trên sẽ giúp Anh Chị HR sẵn sàng cho những phát kiến mới mẻ trong việc chào đón thành viên mới về với doanh nghiệp của mình trong thời gian này và hạn chế tối đa những trở ngại không cần thiết.
Trường Thanh (Theo Katherine Boyarsky)
Talent Brand Vietnam
Tham gia cộng đồng Employer Branding trên Linkedin và Facebook để cùng thảo luận về những chủ đề hấp dẫn và cập nhật thông tin hữu ích qua link sau:
Group Linkedin: http://bit.ly/3bGVAIp
Group FB: http://bit.ly/EmployerBrandingVN
Mọi nhu cầu tư vấn và triển khai Thương hiệu nhà tuyển dụng tại Việt Nam, xin vui lòng liên hệ Talent Brand qua email partner@talentbrand.vn hoặc hotline 0777 556 776.
